As tarefas fazem parte de tudo o que você faz no seu dia, e todo o planejamento do dia, da semana e de todos os projetos (organizados nos cards), passam pelas tarefas.
Elas são a menor unidade de trabalho que possa ser atribuído à uma única pessoa, com uma conclusão palpável e cuja data de execução possa ser planejada.
Para facilitar o entendimento, vamos exemplificar:
“Aumentar a satisfação dos clientes” não é uma tarefa. Poderia ser um card, como um objetivo estratégico, dentro do qual eu vou planejar as ações para caminhar nesse objetivo.
“Enviar e-mail de agradecimento pela visita” que será feito pelo responsável pelo atendimento no dia da visita do cliente. Isso é uma tarefa.
A melhor forma de delegar trabalho para uma outra pessoa da sua equipe é criando uma tarefa com responsável e data. E melhor ainda se essa tarefa estiver inserida em um card que tenha as informações necessárias para que a pessoa possa saber exatamente o que fazer.
As tarefas facilitam o seu planejamento diário, semanal e mensal, ajudam a distribuir a carga de trabalho e evitam as listas mentais. Não há motivo para sair do escritório fazendo listas de coisas que você precisa lembrar quando voltar no dia seguinte. Crie tarefas na Ummense e tire esse peso da sua cabeça!
Sabe aquelas atas de reuniões longas que não saem do papel? Experimente criar um card, em que todas as definições ficam na descrição, ou na timeline e todas as ações sejam registradas como tarefas, com responsável e data. As suas reuniões nunca mais serão as mesmas!
Precisa fazer um Check-list para verificação de um projeto? Crie a lista de tarefas diretamente no card do projeto, e vá “dando check” conforme os itens forem sendo concluídos. Se esse check-list é utilizado com mais frequência, utilize um grupo de tarefas para facilitar o seu dia a dia.
As tarefas podem ser criadas diretamente nos cards, na tela de tarefas, no calendário, pelo “+” do menu lateral, pelo App da Ummense ou ainda através de automações, que irão gerar tarefas e grupos de tarefas automaticamente conforme os cards avançam no fluxo.
Como criar tarefas na Ummense
O que são cards
O que são fluxos
Para facilitar a execução das tarefas da sua equipe, detalhe as tarefas colocando informações adicionais, desta forma seus colaboradores não deixarão de cumprir uma tarefa por falta de informação. Conheça os recursos das tarefas:
Descrição da tarefa: Utilize esse campo para detalhar o que precisa ser feito e fornecer informações adicionais. Você pode inserir texto e imagens.
Dica: Caso utilize o recurso de tirar prints, utilizando a tecla Print Screen do seu teclado, pode colar o print diretamente no campo de descrição da tarefa, apertando as teclas Ctrl + V ou com o botão direito do mouse, clicando em colar.
Prioridade da tarefa (uma identificação visual para destacar o nível de prioridade de uma tarefa)
Inserir tags
Definir data e horário
Adicionar recorrência (a configuração da recorrência pode ser acessada na modal que abre ao clicar na data)
Responsável da tarefa
Vincular a tarefa a um card
Separamos algumas dicas práticas de gestão de tarefas que te ajudarão nos primeiros dias e sempre.
Programe tudo o que você fará no dia e nos próximos dias através das tarefas. As tarefas que estiverem espalhadas pelos card e tenham sido delegadas para você aparecerão na sua lista de tarefas. Reprograme o que você sabe que não será possível, renegocie com seu gestor ou com o cliente para não se enganar com uma lista que você sabe que não será possível de cumprir.
Tarefas atrasadas podem e devem ser reprogramadas. Você não fará uma tarefa ontem. Ou você fez ou não fez. Você só tem seu presente e futuro para isso. Reprograme, planeje e faça!
Para tirar do papel um projeto, ele precisa ser transformado em tarefas com objetivos claros e com conclusões mensuráveis.
Para evitar que tarefas se acumulem e fiquem atrasadas, estabeleça datas realistas para que você e sua equipe tenham tempo hábil para concluir. Você pode filtrar no calendário as tarefas de um colaborador específico para ver os dias que ele está mais sobrecarregado e distribuir as tarefas de acordo com a capacidade.
Por exemplo: se você sabe que para fazer o layout de uma campanha são necessárias 2 horas, é importante pensar nisso e reservar tempo suficiente para a realização desta tarefa. Um dos erros mais comuns é atribuir mais demandas do que é possível realizar em um dia de trabalho. Isso faz com que você sempre tenha a sensação de que deixou de fazer algo e aumenta o nível de estresse e frustração dos seus colaboradores.
Muitas vezes o que o seu colaborador considera mais importante não é o que precisa ser entregue com mais urgência. E como ninguém tem bola de cristal é essencial dar esse norte para sua equipe. Ao cadastrar uma tarefa na Ummense, você pode usar o recurso de “Adicionar Prioridade” para que todos saibam o que precisa ser feito primeiro.
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