Você já precisou fazer a mesma ação em vários cards, tarefas, arquivos ou contatos ao mesmo tempo? Quando falamos de repetir a mesma ação 50, 100 ou até 1000 vezes sabemos que isso pode tomar um tempo precioso!
Para facilitar o seu trabalho a Ummense disponibiliza a ferramenta de ações em massa nas suas principais listas, e através dela você tem a possibilidade de organizar melhor as informações que sua empresa tem na Ummense sem que isso te dê trabalho ou seja chato!
Antes de explicar como funciona e quais os tipos de ações, deixa eu dar alguns exemplos:
Uma escola, que tem todos os alunos e pais como contatos, quer colocar todos os pais de alunos do 2º ano como contato de um card, para comunicar-se com eles através do CONECTA. Fácil! Na lista de contatos, filtra pelas tags “2º ano” e “Pai de aluno”, então clica em ações em massa, seleciona todos, e insere ao mesmo tempo todos os contatos no card escolhido.
Você chegou agora na Ummense e acabou de importar uma lista com 200 cards, e precisa inserir a tag “Revisar”, delegar para uma equipe e colocar em uma coluna de um fluxo. Tranquilo! Com as ações em massa você pode fazer as 3 ações em sequência, sem nem ter que abrir os cards.
Você pode atribuir tarefas a cards, alterar responsável, vincular a fluxos e muitas outras ações.
Para executar várias ações em cards, você precisa abrir uma lista de cards. Pode ser o modo lista de um fluxo, a lista dos seus cards, a lista de todos os cards da organização… e você ainda pode aplicar filtros antes de habilitar as ações em massa. Aplicar filtros ajuda a segmentar a seleção, para você poder utilizar o recurso de “selecionar todos” ao invés de fazer a seleção manual.
Com a lista preparada (1), vamos habilitar as ações em massa. Clique nos 3 pontinhos do canto superior direito da tela (2), e depois em habilitar ações em massa (3).
Nesse momento abrirá os checkbox para selecionar os cards para você escolher em quais cards quer aplicar a ação. Se você clicar no primeiro checkbox na linha de títulos, serão selecionados todos os cards da tela (você pode aumentar o número de cards que aparecem na linha no fim da página. As ações com um número de cards mais alto tendem a ser mais lentas, mas vale pela praticidade).
Após selecionar os cards, aparecerá no canto inferior direito a opção para selecionar a ação. Clique em selecionar a ação para escolher a ação.
Após abrir, aparecerão as seguintes opções (você precisará rolar para exibir todas as opções):
Escolha a ação e siga o passo a passo informado nas modais, e pronto! Todos os cards serão editados ao mesmo tempo!
As ações em massa nas tarefas funcionam da mesma forma que as de cards. Comece escolhendo a lista de tarefas à qual você quer aplicar as ações em massa (pode ser inclusive a lista de tarefas de um card, ou a do seu painel), aplique os filtros que quiser e habilite as ações em massa nos 3 pontinhos na parte superior da lista.
Após selecionar as tarefas que você quiser, escolha uma das opções disponíveis e siga as orientações da modal que aparecerá.
Da mesma forma que as ações em massa de tarefas e cards, as ações em massa na lista de contatos pessoa ou empresa. Ao habilitar as ações em massa você poderá selecionar todos ou selecionar cada contato manualmente.
Escolha uma ação e siga as orientações que aparecerão nas modais.
Na lista de arquivos do U-drive você também pode aplicar ações em massa. No U-drive do card ou no U-drive geral da organização, você pode habilitar as ações em massa nos 3 pontinhos no canto superior direito. Após selecionar os arquivos nos quais quer executar uma ação, escolha uma ação e siga as orientações que aparecerão nas modais.
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