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Automações na Ummense

Keli Campos

Você gostaria que algumas tarefas manuais e repetitivas que você ou sua equipe fazem hoje, fossem feitas automaticamente? Sem depender de alguém lembrar que tinha que ter feito ou sem depender que alguém tenha tempo para fazer isso?

Muita coisa que seu time faz poderia ser facilmente substituído por um “robô”, ou uma automação na Ummense.

As automações são ações que você pode programar sem ter nenhum conhecimento de programação. Você escolhe o que quer que aconteça, quando deve acontecer, e informa como deve ser. Com o preenchimento de poucos campos o seu robô está programado e ativo, pronto para a ação!

O que você pode fazer com as automações?

Estas automações são inseridas nas colunas do fluxo e são acionadas no momento em que o card entra na coluna, aguardando o período configurado para serem executadas. As principais que existem no momento em que estou escrevendo o artigo são:

Vincular a um novo fluxo: Vincula o card a um outro fluxo além do que ele está atualmente.
Desvincular do fluxo atual: Desvincula o card do fluxo em que a automação está sendo executada
Atualizar posição no fluxo: Altera a coluna do card no fluxo atual ou em outro fluxo. É executada somente se o card está no fluxo que deve ser atualizado.
Criar card filho: Cria um novo card, vinculado com o card atual, com algumas características e informações do card pai
Alterar o status do card: Muda o status do card
Alterar a privacidade do card: Torna público ou torna secreto os cards que entrarem na coluna
Inserir ou preencher campo: Insere um ou mais campos personalizados no card e/ou preenche esses campos com um valor pré-determinado
Salvar versão da descrição do card: Salva uma versão da descrição do card
Inserir tags: Insere uma ou mais tags escolhidas no card
Remover tags: Remove uma ou mais tags do card
Inserir tarefas: Insere tarefas no card, com descrição, responsável e prazos escolhidos.
Inserir grupo de tarefas: Insere um grupo de tarefas pré-configurado no card
Definir líder do card: Atribui ao card um novo líder
Adicionar equipe no card: Adiciona usuários da organização como equipe do card, e envia uma notificação informando isso.
Publicar no feed do CONECTA: Dispara uma mensagem automática através do feed do CONECTA para os contatos do card (Clientes, colaboradores, parceiros).
Disparo de e-mails: Dispara uma mensagem automática por e-mail para os contatos do card (Clientes, colaboradores, parceiros).
Sinalizar cards com marcos para hoje: Destaca os cards com uma cor específica quando neles houver um marco com data para hoje
Sinalizar cards com marcos atrasados: Destaca os cards com uma cor específica quando neles houver um marco com data atrasada que não houver sido marcado como concluído
Sinalizar tempo excedido na coluna: Destaca os cards com uma cor específica quando já estão na coluna há mais tempo do que foi determinado.
Sinalizar tempo sem interação: Destaca os cards com uma cor específica quando estiverem há mais tempo do que foi determinado sem que ninguém tenha uma ação.

Como criar uma automação

Criar uma automação é muito simples. Escolha o fluxo e a coluna na qual quer que a automação seja aplicada. Clique em

para abrir a área de edição da coluna. Nesta área você tem três abas. Escolha a aba “Automações” e clique em

para criar uma nova automação. Escolha a automação e siga o passo a passo que aparecerá na tela. Você pode ver mais detalhes da configuração de cada uma das automações no menu de automações da central de ajuda.

Tempo de espera para executar

Você pode configurar um tempo de espera para executar as automações. Por padrão, elas vêm com o prazo mínimo de um minuto. Isso para possibilitar o arrependimento e a correção rápida de erros, para o caso de você ter colocado o card na coluna errada e percebeu imediatamente, por exemplo.

Ao configurar uma automação, você faz o “Agendamento da automação” e diz após quanto tempo ou a data e hora específica que ela deverá ser executada. Esta automação só será executada se o card ainda estiver na coluna naquele momento.

Configuração Condicional

Você pode configurar condições para a execução da automação, dizendo, por exemplo: Só dispare esse e-mail para o cliente se o card tiver a tag “Contrato Assinado”. No momento programado para a execução da automação, o sistema irá verificar se o card tem esta tag, e executará apenas se tiver.

Como ativar / desativar uma automação?

As automações têm uma “chave” que liga ou desliga as automações. Se você está configurando uma automação de disparo de e-mail, mas ainda quer pensar melhor no texto, salve ela e deixe a chave como desligada, assim ela não será executada para os cards que entrarem na coluna. Quando estiver OK, é só ativar.

Como ver se uma coluna tem automações configuradas?

Ao lado do nome da coluna aparece esse ícone

quando a coluna possui automações. Assim fica fácil de identificar. Para ver quais são as automações que estão configuradas na coluna, clique no robô e abrirá as configurações da coluna, lá estão exibidas as automações existentes na coluna e a possibilidade de edição, ativação ou desativação da automação.

Cancelei o plano PRO, o que acontece com minhas automações?

Se o seu plano PRO for cancelado, as automações configuradas serão automaticamente desativadas. Nenhuma será excluída ou desconfigurada, mas elas deixarão de funcionar. Quando sua organização voltar a contratar o plano PRO, você poderá reativar (manualmente) todas as automações configuradas.

Instalei um modelo de fluxo com automações mas estou no plano FREE

As automações dos fluxos modelo ou dos fluxos importados de outras organizações serão instaladas normalmente para as organizações do plano FREE, porém virão desativadas, e para ativar é necessário contratar um plano PRO.

Veja mais sobre cada uma das automações no menu de automações da central de ajuda.

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Keli Campos

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