Tarefas como gatilhos para movimentação de cards

Na Ummense, todos os recursos são projetados para garantir uma gestão eficiente, automatizando ações e otimizando o tempo das equipes. O uso de tarefas e marcos como gatilhos para movimentação de cards permite a construção de processos ainda mais automatizados, tornando o dia a dia mais simples, eficiente e, claro, divertido.

Na prática, esse recurso permite que, ao concluir uma tarefa ou marco, o card vinculado seja automaticamente movimentado para uma coluna específica dentro do fluxo de trabalho. 

Por exemplo, considere um processo de aprovação de conteúdo em uma agência de marketing. Após o desenvolvimento de um post, é necessário enviálo para aprovação do cliente, verificando se são necessários ajustes ou se o conteúdo pode ser publicado. Antes do envio para o cliente, há uma etapa de revisão final, onde o responsável da equipe confirma se o conteúdo está conforme o planejado. Nesta etapa, podemos configurar uma tarefa para que, ao ser concluída, o card do post seja automaticamente movido para a coluna de aprovação.

Esse recurso é complementado pela opção de bloquear a entrada manual de cards em determinadas colunas, permitindo que cards sejam adicionados a essas colunas apenas por automação, webhook ou formulário. Combinando a movimentação automática de cards através da conclusão de tarefas e marcos com o bloqueio da entrada manual, você assegura a padronização dos processos. Dessa forma, os cards serão movidos automaticamente para a coluna de aprovação quando as tarefas da etapa de Revisão forem concluídas e nenhum membro da equipe poderá mover o card diretamente para a coluna de aprovação.

Configurando a Automação em Tarefas e Marcos

Você pode criar tarefas automatizadas tanto manualmente nos cards quanto por meio de automações. Além dessas opções, também é possível configurar diretamente pelo Painel, onde todas as tarefas, cards e eventos ficam centralizados. No Painel, será necessário vincular a tarefa a um card para concluir a configuração.

Para configurar a automação, é necessário definir em qual fluxo e para qual coluna o card será movido quando a tarefa ou marco for concluído. Se o card estiver vinculado ao fluxo definido na automação, ele será automaticamente movido para a coluna designada após a conclusão da tarefa ou marco. Caso o card não esteja vinculado ao fluxo definido, ele será inserido ao fluxo e à coluna especificados assim que a tarefa ou marco for concluído.

Para facilitar a identificação das tarefas com automação configurada, um ícone de automação será exibido, como no exemplo abaixo:

Ao concluir uma tarefa ou marco é possível acompanhar a execução da automação ou cancelar como medida de segurança.  

Como Usar Automações para Definir Tarefas e Marcos como Gatilhos

Você pode configurar automações para adicionar tarefas e marcos que servirão como gatilhos para a movimentação de cards. Para isso, você pode utilizar duas automações: Inserir Tarefas e Inserir Grupo de Tarefas. Ambas as automações permitem otimizar o fluxo de trabalho, e o processo de configuração para elas é bastante semelhante. Para aprender como criar e aplicar grupos de tarefas, basta acessar o nosso artigo Como Criar, Editar e Utilizar Grupos de Tarefas 

Na Ummense, nos preocupamos com a segurança e registro das ações de todos os usuários e automações, garantindo que as ações realizadas possam ser conferidas. Por conseguinte, sempre que uma tarefa ou marco automatizado for concluído, as informações da movimentação do card ficarão registradas na Timeline no card.

Da mesma forma, se porventura ocorrer alguma alteração na configuração da automação da tarefa, a automação dará um feedback sobre o erro, garantindo que a manutenção possa ser realizada. O ícone que indica que existe uma automação configurada ficará vermelho e ao abrir as configurações da automação, o feedback da alteração será exibido.

Na timeline do card também será possível conferir o motivo na automação não ter sido executada.

As tarefas e marcos como gatilhos para a movimentação de cards podem ser utilizados na construção e automatização de diversos processos, independente do segmento da sua empresa ou departamento. Devido à flexibilidade dos recurso, incentivamos a criatividade na criação de processos quegeram resultados e promovem qualidade de vida no trabalho para toda a equipe.