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5 Minutos de leitura

Como acabar com os e-mails internos na sua empresa - E-mail Zero

Raul Sindlinger

Bem-vindos ao universo Ummense, onde transformamos a produtividade e a gestão em caminhos para uma qualidade de vida superior no ambiente de trabalho. Em nossa jornada constante de inovação, dedicamos este espaço para explorar métodos que promovam uma cultura de produtividade eficaz, organização exemplar, liderança inspiradora e gestão eficiente.

Hoje, mergulharemos no tema crucial da comunicação interna e como a abolição dos e-mails internos pode significar um salto qualitativo para sua empresa. Imagine um ambiente onde a última vez que você enviou um e-mail direto para um colega foi há anos, não por distância, mas por eficiência. Na Ummense, isso é realidade.

A Era do E-mail Interno Acabou

Relembrando o Passado

Antes da Ummense vir à luz, enfrentei desafios imensos em uma grande construtora, lutando diariamente com uma caixa de entrada de e-mails transbordante. A caça por informações críticas em meio a um mar de mensagens era mais do que um simples incômodo; era a receita para a improdutividade. A perda de informações valiosas devido à exclusão de e-mails antigos pela equipe de TI foi a gota d'água para repensar radicalmente nossa abordagem de comunicação interna.

Transformando a Comunicação

Introduzimos a Ummense como solução, reestruturando a maneira como interagimos internamente. Tudo o que requer ação se transforma em um card, cada um representando uma tarefa ou projeto. Esses cards, visualmente dispostos em fluxos, mostram claramente o estágio atual, o responsável e o progresso, eliminando a necessidade de e-mails para atualizações de status ou informações.

Elementos Chave na Ummense

  • Descrições detalhadas de cards: substituem longas trocas de e-mails, centralizando informações cruciais e critérios de aceite.
  • Tags e campos personalizados: facilitam a organização e a recuperação rápida de projetos e tarefas específicas.
  • Tarefas no card: definem claramente responsabilidades, prazos e etapas necessárias, reduzindo mal-entendidos e a necessidade de confirmações via e-mail.
  • Timeline e notificações: oferecem um registro inalterável de discussões, decisões e aprovações, mantendo todos informados e envolvidos sem sobrecarregar as caixas de entrada.

Além do E-mail

Na Ummense, o e-mail agora se restringe a funções externas como marketing, conteúdo e comunicações formais externas. Internamente, cultivamos uma cultura onde a clareza, a organização e a eficiência ditam as interações. Mudar hábitos arraigados não acontece da noite para o dia, mas começamos com pequenos passos: convertendo toda comunicação recebida por e-mail em cards e respondendo através de nossos canais internos, demonstrando os benefícios palpáveis desta mudança.

Boas Práticas para uma Comunicação Sem E-mail

Adotar uma nova forma de comunicação interna vem com seu conjunto de melhores práticas para garantir a transição mais suave e eficaz:

  • Marcações seletivas na timeline: para evitar sobrecargas de informação, marque apenas os indivíduos diretamente envolvidos ou impactados pela informação.
  • Registro rigoroso de discussões e decisões: transforme conversas informais e decisões de reuniões em registros oficiais dentro do sistema, garantindo clareza e acessibilidade a longo prazo.
  • Integridade do registro de timeline: a impossibilidade de editar ou apagar comentários após cinco minutos garante a autenticidade e a responsabilidade das comunicações.

Conclusão: Rumo à Produtividade sem E-mails

O movimento em direção a uma comunicação interna sem e-mails não é apenas uma mudança de ferramenta, mas uma evolução cultural. Na Ummense, demonstramos que é possível cultivar um ambiente de trabalho onde a informação flui livremente, desobstruída pelas limitações de sistemas antiquados. Convidamos você a se juntar a nós nessa jornada de transformação, rumo a uma produtividade sem precedentes e uma qualidade de vida melhorada no trabalho.

Com a Ummense, a produtividade não conhece barreiras. Estamos aqui para ajudá-lo a alcançar o mesmo.

Raul Sindlinger