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7 min de leitura

O que é o U-drive?

Keli Campos

U-drive é a ferramenta de armazenamento de arquivos da Ummense. Todos os arquivos, documentos, imagens e vídeos que a sua empresa, ou mesmo que seus clientes disponibilizaram dentro de qualquer área da ferramenta estão no U-drive.

Onde encontrar a lista de arquivos

Você encontra a lista de arquivos do U-drive geral da organização no menu geral, da lateral esquerda, neste ícone

Cada um dos cards, e cada um dos contatos também possuem seu próprio U-drive, que pode ser acessado pelo menu lateral

Como fazer o Upload de arquivos para o U-drive

Todos os locais da Ummense que possibilitam o upload de arquivos, salvam os arquivos no U-drive e os deixam vinculados ao local em que o upload foi realizado.

Veja alguns dos locais em que você pode fazer o Upload de arquivos para o U-drive

1 – Tela do U-drive geral da organização
2 – Aba do U-drive do card
3 – Timeline do card, contato ou eventos – Arrastando o arquivo, clicando no ícone

ou colando algo que foi copiado anteriormente.
4 – Descrição do card – Colocando algo que foi copiado anteirormente
5 – Nas configurações dos fluxos
6 – Nas configurações das colunas
7 – Através de um formulário
8 – Através do feed do CONECTA
9 – Nas configurações de automações

Na maioria dos locais de upload dentro da plataforma você terá a opção de escolher enviar um arquivo do computador (opção que abrirá a possibilidade de buscar o arquivo em seus arquivos locais), e “Selecionar do U-drive, que você poderá vincular um arquivo que já está disponível na Ummense. Ao selecionar do U-drive você pode também escolher se quer selecionar um arquivo do próprio card ou da lista geral da organização.

Uma dica para o upload de arquivos é utilizar nomes que possam ser encontrados mais facilmente depois com uma busca. Evite nomes do tipo “Imagem” ou “proposta”, para facilitar o acesso a estes arquivos posteriormente.

Detalhes, edição e compartilhamento dos arquivos do U-drive

Ao clicar em um arquivo em uma das listas do U-drive, abrirá a modal do arquivo.

Opções da modal do arquivo:
1. Editar as informações do arquivo, como nome, descrição e tags do arquivo
2. Editar os vínculos do arquivo com cards, contatos, fluxos e colunas.
3. Fazer o download ou abrir o arquivo (no caso de imagens ou outros arquivos que podem ser abertos sem a necessidade de download)
4. Copiar o link de visualização ou o link de download para compartilhar interna ou externamente.
5. Ver detalhes do arquivo, como formato, tamanho data do upload, histórico e privacidade
6. Enviar o arquivo para a lixeira

Como recuperar um arquivo da lixeira e como excluir um arquivo do U-drive

Para prevenir acidentes os arquivos do U-drive não são excluídos automaticamente nas telas dos arquivos, e sim enviados para a lixeira, para que você possa recuperá-los caso perceba imediatamente o erro.

Os arquivos enviados para a lixeira são excluídos definitivamente após 30 dias, antes disso eles ainda podem ser recuperados. Se você precisar recuperar um arquivo antes dos 30 dias da exclusão, ou se você quiser excluir definitivamente imediatamente um arquivo enviado, você pode ir até a lixeira no menu da tela do U-drive.

Nesta tela você pode ir diretamente nos 3 pontinhos da linha do arquivo e restaurar ou excluir definitivamente. Se precisar executar essa mesma ação em vários arquivos, utilize as ações em massa, nos 3 pontinhos ao lado dos filtros.

Privacidade

Os arquivos do U-drive seguem a privacidade dos vínculos, sempre tendendo para o mais público. Se um arquivo estiver vinculado apenas a um ou mais cards secretos, este arquivo somente será visualizado por usuários que façam parte da equipe deste card. Se eu vincular o mesmo arquivo em um card secreto e um card público, ele passa a ser público, pois o card público dá ao arquivo a atribuição de ser visto por qualquer usuário da organização.

Estrutura de vínculos e não pastas

O U-drive não possui pastas para organizar os arquivos, pois trabalha de uma forma diferente. Um mesmo arquivo pode estar vinculado em vários cards, contatos, fluxos, colunas e eventos, sem precisar que o arquivo seja duplicado. Isto faz com que a estrutura de organização parta do uso para o qual ele foi criado e não ao local em que ele está armazenado.

Você pode também vincular tags aos arquivos para organizá-los na lista de arquivos do U-drive, facilitando filtros e buscas.

Espaço de armazenamento

O espaço de armazenamento disponível no U-drive depende do plano e do número de usuários da sua organização. Se sua organização possui um plano PRO, quanto mais usuários contratados, mais espaço de armazenamento a organização terá no U-drive.

Ao abrir a tela do U-drive você poderá ver no menu um gráfico que exibe o espaço ocupado, e ao passar o mouse ele exibirá os detalhes:

Caso sua empresa precise aumentar o espaço de armazenamento, poderá contratar mais clicando em “aumentar espaço” nesse gráfico, ou na tela “Planos” do menu do ambiente de trabalho (clicando na sua logo). O espaço extra contratado será adicionado ao que a sua empresa já tem disponível no plano de usuários contratado.

Segurança, estabilidade e performance

Utilizamos as mais modernas tecnologias de segurança para garantir proteção de dados, estabilidade do sistema e velocidade da aplicação. Todos os dados e arquivos são armazenados em uma infraesturtura de última geração nos servidores da AWS da Amazon e Cloudflare. O sistema é confiável e inteligente, capaz de identificar e bloquear ameaças, ataques e bots mal-intencionados automaticamente.

Keli Campos

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