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Como compartilhar arquivos externamente

Keli Campos

Quando é necessário compartilhar informações com clientes, fornecedores, parceiros e outras pessoas que não estejam vinculadas ao seu ambiente de trabalho na Ummense, manter a organização é fundamental, para evitar que pessoas trabalhem com informações antigas ou desatualizadas, e para saber quais arquivos foram compartilhados.

Enviar arquivos por e-mail ou dar acesso à servidores pode expor informações desnecessárias, além de muitas vezes o destinatário não receber por causa do tamanho do arquivo.

Por isso a Ummense permite o compartilhamento de arquivos grandes enviando apenas o link do arquivo para seus contatos externos, e este link pode ser de visualização ou de download (alguns tipos de arquivo não podem ter link apenas de visualização).

Desta forma você mantém os arquivos organizados nos cards, e pode remover a permissão de acesso externo, ou mesmo excluir arquivos quando achar necessário.

Na Ummense você pode fazer o upload de arquivos de até 2Gb cada, diretamente no card, na timeline ou no U-drive da organização, e compartilhar estes arquivos com seus contatos.

Como faço para compartilhar arquivos grandes?

  1. Faça o upload do arquivo que quer compartilhar no U-drive da organização, no card ou diretamente na timeline.
  2. Na lista de arquivos, clique nos 3 pontinhos e você poderá escolher que tipo de link quer enviar: link de visualização ou link de download, dependendo do que você quer que seu cliente faça com o arquivo.
  3. Copie o link e envie para quem você quiser da forma como você quiser!

Compartilhe arquivos também pelo CONECTA

Todos os arquivos que você quiser compartilhar com seus contatos através do CONECTA ficarão disponíveis na aba Arquivos do CONECTA versão aplicativo e versão web. Para isso basta publicar no feed do CONECTA pelo card ou pela modal do contato.

Atente-se para o tamanho do arquivo, pois como podem vir a ser baixados no celular do seu contato, irão ocupar o espaço de armazenamento do celular e alguns contatos podem não ter espaço no celular disponível para arquivos grandes, vale considerar enviar o link do arquivo em uma postagem do feed do CONECTA. Assim não corre o risco de o seu contato desinstalar o aplicativo da sua empresa por considerar que ele ocupa muito espaço.

Como funciona o espaço do U-drive?

As organizações que estão no plano Free possuem espaço disponível de 300MB para o armazenamento de arquivos, nesse plano não há a possibilidade de aumentar o espaço.

Para subir mais arquivos ou arquivos maiores, você tem a opção de contratar o plano PRO da Ummense, que inclui no plano um espaço de armazenamento equivalente a 1GB para cada usuário.

Se você preferir fazer uma limpeza nos arquivos antigos, acesse o U-drive no menu lateral, ordene por tamanho e avalie quais dos arquivos mais pesados você pode excluir, mas tome muito cuidado para não apagar algo que você ainda possa precisar.

Como faço para contratar mais espaço?

Se você tem um plano PRO e precisa contratar mais espaço de armazenamento, acesse o menu do ambiente de trabalho (clicando no logo da sua organização no canto superior esquerdo) opção Planos. No fim desta tela você terá a opção de ampliar espaço de armazenamento. Escolha a opção mais adequada para garantir que sua empresa possa continuar mantendo suas informações centralizadas e acessíveis.

Keli Campos

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