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Indicadores e Relatórios

Keli Campos

Quer saber como melhorar a produtividade da sua equipe continuamente? Quer saber o que está consumindo o tempo da sua equipe, o que está indo bem e o que nem tanto? Ou ainda, quer dados para gerar relatórios para o seu cliente ou para a diretoria da empresa sobre o andamento de algum processo?

A Ummense tem ferramentas para monitorar o que é relevante para sua equipe, e se você souber o que precisa ser monitorado e como acompanhar esses dados com facilidade, sua equipe poderá ser mais produtiva a cada ciclo.

Já dizia Peter Drucker “o que você não mede, não melhora”. Por isso você precisa controlar alguns indicadores para saber onde você e sua equipe podem melhorar.

A Ummense está sempre desenvolvendo novas ferramentas para monitoramento e análise de dados, se você não encontrou um dado ou relatório que seria muito importante para a sua equipe e também para outras organizações, envie sua sugestão neste formulário que a nossa equipe irá analisar para implementar se for possível e viável. https://ummen.se/Q1Pjax

Indicadores dos fluxos

Existem algumas formas diferentes de se obter informações sobre os fluxos. A primeira delas é através da tela de indicadores dos fluxos

Nesta tela você tem na parte superior os indicadores relativos a situação atual (ou no fim do período, no caso de um filtro de datas estar aplicados). Você pode ver nestes indicadores o número total de cards no fluxo (sem contar a coluna finalizados), de acordo com seus status, o total de cards que está no fluxo e o total de cards que foram finalizados no fluxo.

Se você aplicar um filtro (de tags ou equipe, por exemplo), o número que será exibido será o número total de cards de acordo com os filtros aplicados.

Na parte central da parte superior serão exibidos 3 rankings, mostrando a quantidade de cards que possuem cada um dos usuários que foram colocados como líderes de cards, cada um dos membros da equipe, e cada uma das tags, ordenando do maior para o menor e mostrando os principais. Se forem aplicados filtros, serão exibidos os rankings da mesma forma, porém apresentando apenas os cards que atendem aquela condição e aos filtros.

Abaixo desta sessão, entramos nos “Indicadores do fluxo no período”, que exibe alguns indicadores e gráficos, todos relacionados a um período de tempo específico. Este período vem pré-configurado mostrando os últimos 30 dias, mas você pode editar para exibir outros períodos.

A primeira parte exibe os indicadores relativos ao fluxo como um todo:

1.Cards que entraram no fluxo no período
2. Cards finalizados no fluxo no período
3. Cards que tiveram o status alterado para cancelado
4. Lead time (média do período)
5. Quantidade de cards que estavam no fluxo no início do período selecionado
6. Quantidade de cards que estavam no fluxo no fim do período selecionado
7. Quantidade de tarefas criadas nesse período nos cards vinculados a este fluxo
8. Quantidade de tarefas concluídas nesse período nos cards vinculados a este fluxo.

Continuando nos indicadores do fluxo no período, e ainda exibindo dados de acordo com o período selecionado acima, temos os gráficos:

1.WIP (Work In Progress) – Cards em andamento por coluna

O gráfico do Work In Progress, ou trabalho em andamento, mostra a quantidade de cards em andamento em cada coluna do fluxo. O gráfico mostra a média do período selecionado (a quantidade média de cards que estavam em cada coluna no período durante o período selecionado), o resultado no final do período (a quantidade de cards que estavam em cada coluna no fim do período) e o limite Wip configurado para cada coluna (o limite máximo de cards que cada coluna pode receber, se este número foi configurado em configurações da coluna. Veja mais sobre esse.

2. Throughput – Cards entregues por coluna

O gráfico Throughput mostra a quantidade de trabalho entregue pelos responsáveis de uma determinada coluna no período selecionado. Um card é considerado “entregue” quando ele avança de uma etapa do fluxo para outra , ou seja, quando ele sai da coluna. É contabilizado neste indicador a quantidade de cards que saíram da coluna no período selecionado.

Este indicador ajuda a identificar os gargalos do processo e a medir a produtividade do time em cada etapa.

O gráfico mostra as colunas do estimado e do realizado.

A quantidade estimada é a quantidade estimada de cards a serem entregues por coluna, se esta estimativa estiver configurada. Considera o horário útil da organização se este estiver configurado. A configuração pode ser feita nas configurações da coluna.

A quantidade realizada é a quantidade de cards que saíram da coluna (que foram entregues) no período selecionado.
Veja mais sobre esse gráfico aqui.

3. Cycle Time – Tempo médio de entrega do card por coluna

O gráfico do Cycle time apresenta o tempo médio de ciclo, ou seja, o tempo médio que cada card demora para ser entregue. Um card é considerado “entregue” pela coluna quando ele avança para a próxima etapa. O tempo médio calculado considera o tempo médio que cada card permaneceu na coluna.

Pode acontecer de cards serem desvinculados do fluxo no meio do processo ou terem seu status alterado para cancelado, nesses casos os cards não serão mais contabilizados. Este indicador ajuda a planejar o cronograma e estimar o andamento dos cards.

O gráfico mostra as colunas do Estimado e do realizado.
O tempo estimado de permanência do card na coluna é o tempo configurado na coluna do fluxo.

A coluna do realizado é efetivamente o tempo médio de entrega por card na coluna, ou seja, o tempo médio que os cards permaneceram na coluna no período selecionado até serem movidos para outra coluna.
Veja mais sobre esse gráfico aqui.

4. Evolução no Fluxo e Lead Time

Este gráfico mostra a evolução do desempenho do fluxo como um todo durante o período. Neste gráfico comparamos a quantidade de cards que entram e que saem do gráfico ao longo do tempo com a variação do Lead Time. O Lead Time, ou vida média é o indicador que apresenta o tempo médio para um card passar por todo o fluxo. Esse tempo é calculado levando em conta os cards que foram finalizados no fluxo no período, calculando-se a médio de tempo que levaram para chegar na coluna Finalizados.

Este gráfico exibe três dados ao longo do tempo: Entradas, finalizações e Lead Time.

Entradas – Quantidade de cards que entraram (criados ou movidos) na primeira coluna do fluxo. Você pode selecionar qual é a primeira coluna do seu fluxo em Configurações do Fluxo.

Finalizações – Quantidade de cards que foram movidos para a coluna finalizados do fluxo no período selecionado.

Lead time – Tempo médio de entrega por card no fluxo, ou seja, o tempo médio que os cards levaram para ser finalizado no fluxo.
Veja mais sobre esse gráfico aqui

Além da tela de estatísticas do fluxo, você pode ver informações mais detalhadas sobre os fluxos através dos modos de visualização do fluxo, dos filtros do fluxo, da exportação dos cards do fluxo, dos relatórios do fluxo e dos recursos relacionados a Métrica do fluxo.

Indicadores dos cards

Você também pode analisar o histórico e os indicadores específicos de cada card. Acesse a tela de Indicadores do Cards através do menu lateral do cards clicando em

na parte inferior do menu.

Esta tela tem duas abas sendo que a primeira se refere aos indicadores gerais do card e a segunda somente ao timesheet e aos indicadores relacionados ao tempo registrado no card pelos usuários da organização.

Timesheet do card

O timesheet do card agrupa todos os registros de tempo manuais ou automáticos, atribuídos a este card. Você pode ver mais sobre o timesheet, como funciona e como utilizar neste artigo.

Visão Geral

Na aba visão geral dos indicadores do card você encontra de forma fácil as informações relacionadas ao histórico de prazo do card, suas movimentações, tempo gasto em cada etapa dos fluxos em que o card passou, comparar as estimativas com o que de fato ocorreu em cada etapa do processo no fluxo. Nessa aba você também encontra o histórico de alterações de status, data de criação, prazo do card, resumo do timetracking, leadtime do card nos fluxos e muito mais.

Veja mais sobre os recursos disponíveis e a forma de utilização aqui.

Indicadores do ambiente de trabalho (Dashboard)

Você pode ver estatísticas e dados gerais sobre todo o trabalho realizado por sua organização na a Ummense através da Tela de Indicadores do ambiente de trabalho.

Você pode acessar a tela pelo menu geral da organização, clicando no ícone

.

Cada usuário pode ver as informações dos dados que tem acesso. Ou seja, se existem cards secretos na organização, que eu não tenho acesso por meu perfil, estes não serão contabilizados.

A dashboard é dividida em 3 sessões principais: Cards, Tarefas e Atividades dos usuários.

1. Cards

Na sessão cards, você pode ver a quantidade de cards que sua organização possui, separado por status, e a evolução ao longo do tempo.

2. Tarefas

Na sessão tarefas, você pode ver a quantidade de tarefas criadas e concluídas desde sempre e a evolução ao longo do tempo.

3. Ranking de usuários

Na sessão ranking de usuários estão exibidas as atividades (tarefas e interações) por usuários, podendo selecionar um período específico, e a exibição será sempre da maior para a menor.

Relatórios dos fluxos

Se você e sua equipe trabalham em um fluxo que precisa ser constantemente monitorado para melhorar o desempenho, para prestar contas à diretoria ou mesmo à um cliente ou contratante, você pode utilizar o relatório do fluxo para fazer isso.

O relatório trará informações relevantes sobre o fluxo e suas configurações, sobre os cards que estão vinculados a ele e os indicadores de desempenho do fluxo no período. E você pode escolher quais informações quer ver.

Veja nesse artigo como gerar o relatório de um fluxo

Indicadores dos Fluxos no App da Ummense

Você também pode ver os principais indicadores dos fluxos de onde você estiver através do aplicativo da Ummense.

Para acessar os indicadores, abra o fluxo do qual você quer ver os indicadores, clique no nome do fluxo e escolha a opção “Ver Indicadores”.

Nessa tela você pode selecionar o período a ser considerado para os indicadores de desempenho e ainda filtras por status, tags e outros filtros.

Webhook

Para usuários avançados – Se os indicadores que a Ummense oferece por padrão não atende a necessidade específica da sua organização e você quer poder elaborar gráficos e calcular indicadores em tempo real utilizando softwares como o Power BI. Você pode fazer isso através do webhook. Veja mais informações sobre esta ferramenta aqui.

Keli Campos

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