Automação: Adicionar equipe no card

Se as atividades de um determinado fluxo e coluna são feitas sempre pela mesma equipe, utilize a automação de inserir equipes para facilitar o gerenciamento e poupar tempo. Esta automação também é muito útil se você costuma trabalhar com cards secretos, e precisa que a equipe seja inserida no card para ter acesso aos dados.

Essa automação insere um ou mais usuários na equipe do card sempre que ele entra na coluna, respeitando as configurações de agendamento e condicionais.

Atenção:

Essa automação não é executada em cards com status aguardando e cancelado. Saiba mais sobre status dos cards clicando aqui.

Quando utilizar essa automação

Essa automação é indicada para processos em que a equipe do card precisa ser atualizada conforme o avanço do card no fluxo.

Alguns exemplos de uso são:

• Adicionar responsáveis ou participantes quando o card entra em uma nova etapa;
• Garantir que uma equipe tenha acesso ao card em determinado momento do processo;
• Liberar acesso a cards em fluxos privados somente em etapas específicas;
• Reduzir inclusões manuais de usuários na equipe do card;
• Padronizar quem deve acompanhar cada fase do processo.

Por exemplo: em um fluxo privado de implantação, um card pode iniciar visível apenas para o líder. Quando o card chegar na coluna Em execução, a automação pode adicionar automaticamente a Equipe do fluxo ao card, permitindo que os usuários acompanhem e atuem naquela etapa.

Como configurar a automação de inserir equipe no card:

1. Acesse o fluxo no qual deseja configurar a automação

2. Clique no ícone de "robô", ao lado do título da coluna.

3. Clique no ícone

4. Selecione a automação "Adicionar equipe no card"

5. Escolha os usuários que deseja inserir automáticamente.

Se desejar, selecione a opção Equipe do fluxo para adicionar automaticamente os usuários definidos na equipe do fluxo.

6. Configure o agendamento e as condicionais, se necessário.

7. Clique em Salvar.

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Configuração para cards que possuem o usuário selecionado como líder

Após selecionar os usuários para inserir na equipe do card, defina o que deve acontecer quando um desses usuários já for o líder do card no momento em que o card entrar nesta coluna. São duas opções possíveis:

Mantê-lo como líder do card

Ao selecionar esta opção, o usuário selecionado continua como líder do card, ou seja, ele não é removido da liderança para ser inserido na equipe do card.

Removê-lo da função líder e defini-lo como equipe do card

Ao selecionar esta opção, o usuário sai da função de líder e é inserido na equipe do card.

Como funciona a opção Equipe do fluxo

A opção Equipe do fluxo permite adicionar ao card os usuários que fazem parte da equipe do fluxo no momento em que a automação for executada.

Ao acionar a automação, a Ummense verifica quais usuários estão na equipe daquele fluxo e insere esses usuários na equipe do card automaticamente.

Essa opção é útil principalmente em fluxos privados, quando você deseja que toda a equipe do fluxo tenha acesso ao card apenas em determinada etapa do processo, e não necessariamente durante todo o fluxo.

Ao incluir a Equipe do fluxo, o funcionamento é o mesmo de adicionar esses usuários manualmente na equipe do card.

Leia também:

Automação: Definir líder do card

‍Agendamento de automação‍

Automações com Condicional de Tags‍

Configuração de horas úteis da organização‍

Equipe e privacidade do fluxo