A automação de Disparo de e-mails envia um e-mail para todos os contatos vinculados ao card (que possuam e-mail cadastrado) quando o card entra em uma coluna, respeitando as configurações de agendamento e condicionais.
Esta automação é indicada para comunicar pessoas externas à organização que precisam ser avisadas sobre alguma informação relevante em determinado ponto do processo. Essa informação pode ser o aviso do início de um projeto, por exemplo, quando o card entra na coluna Em andamento de um fluxo. Ou então pode ser o aviso de que o projeto está em uma fase de aprovação aguardando o feedback do cliente naquela etapa.
O e-mail enviado pela automação pode ser personalizado com remetente, destinatários, assunto, mensagem, imagens e anexos. Também é possível utilizar placeholders no assunto e no conteúdo da mensagem para inserir informações variáveis
As mensagens de e-mail disparadas por essa automação podem ser personalizadas e formatadas como desejar, inserir um assunto e também inserir anexos. Para que a automação funcione adequadamente é necessário configurar o SMTP dos e-mails dos usuários que serão remetentes nos e-mails disparados pela automação. Saiba mais sobre configuração SMTP na Ummense clicando aqui.
1. Acesse o fluxo no qual deseja configurar a automação
2. Clique no ícone de "robô", ao lado do título da coluna.
3. Clique no ícone
4. Selecione a automação "Disparo de e-mails" para abrir a modal de configuração.
5. Após a configuração da automação, clique no botão de "Salvar".
No campo De, escolha o usuário que será o remetente do e-mail. Para existirem opções de seleção neste campo é necessário configurar o SMTP dos e-mails remetentes. Saiba mais sobre configuração SMTP na Ummense clicando aqui.
Caso nenhum usuário apareça para seleção, verifique se a configuração SMTP foi realizada corretamente.
No campo Para, selecione quem receberá o e-mail quando a automação for executada. Conheça cada uma das opções disponíveis:
Contatos do card: Pessoas: O e-mail será enviado para todos os contatos do tipo pessoa vinculados ao card, que possuam e-mail cadastrado.
Contatos do card: Empresas: O e-mail será enviado para todos os contatos do tipo empresa vinculados ao card, que possuam e-mail cadastrado.
Líder do card: O e-mail será enviado para o e-mail de usuário do líder do card.
Equipe do card: O e-mail será enviado para o e-mail dos usuários que são parte da equipe do card.
Líder da coluna: O e-mail será enviado para o e-mail de usuário do responsável da coluna do fluxo em que o card se encontra, onde a automação será executada.
Contatos externos: É possível ainda inserir outros e-mails de contatos que não estão necessariamente cadastrados na sua organização. Para inserir esses contatos, digite o e-mail desejado e pressione enter.
Preencha o assunto do e-mail e a mensagem que deseja enviar. A mensagem pode ser formatada como desejar, utilizando as opções disponíveis no editor. Você também pode inserir links, imagens e arquivos.
Como essa automação pode ficar ativa por um longo período, evite usar expressões muito temporais ou específicas, para que o conteúdo continue fazendo sentido sempre que a automação for executada.
Os placeholders são pequenos códigos que serão substituídos automaticamente por informações do card, do contato, da empresa ou do usuário no momento em que a automação for executada.
Por exemplo, ao inserir o placeholder {nome_do_contato}, cada contato receberá o e-mail com o próprio nome. Mesmo que um card tenha mais de um contato vinculado, cada destinatário receberá uma mensagem personalizada conforme os seus dados.
Os placeholders podem ser utilizados tanto na mensagem quanto no assunto do e-mail.
É possível utilizar placeholders no campo Assunto da automação de disparo de e-mail.
Para inserir um placeholder no assunto:
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Você também pode digitar o código do placeholder manualmente, desde que utilize o padrão correto com chaves, como {nome_do_card}.
Exemplo de assunto com placeholder:
Atualização sobre o card {nome_do_card}
Quando a automação for executada, o placeholder será substituído pela informação correspondente do card.
Para inserir um placeholder na mensagem do e-mail:
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Você pode utilizar placeholders para personalizar a comunicação enviada pela automação, deixando o conteúdo mais alinhado às informações de cada card ou contato.
Os placeholders ficam organizados por tipo de informação. Assim, você pode inserir dados relacionados ao card, aos contatos vinculados ao card ou aos campos personalizados preenchidos no card.
As opções disponíveis podem incluir:
Card: informações do próprio card, como nome do card, link do card, data do card, número único, líder, e-mail do líder, telefone do líder, data atual e data/hora atual.
Contato: informações dos contatos vinculados ao card, como nome, e-mail e telefone de pessoas ou empresas relacionadas ao card.
Campo personalizado: informações preenchidas nos campos personalizados do card. Essa opção permite usar dados específicos do seu processo na mensagem do e-mail, como tipo de solicitação, motivo do contato, número do pedido, etapa do projeto ou qualquer outro campo personalizado configurado no fluxo.
Os campos personalizados exibidos como placeholders podem variar conforme os campos criados para os cards em sua organização.
Depois de inserir placeholders no assunto ou na mensagem do e-mail, a Ummense poderá exibir a seção Mapear dados variáveis da mensagem.
Nessa etapa, você pode conferir os dados variáveis utilizados no e-mail e configurar um texto alternativo para cada placeholder inserido.
Essa configuração é importante para os casos em que a automação for executada em um card que não possui a informação correspondente preenchida. Quando isso acontecer, o texto alternativo será utilizado no lugar do dado vazio.
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A seção de mapeamento apresenta três informações principais:
Nome do campo: indica qual informação será utilizada no e-mail, como nome do destinatário, nome do card, nome do líder, data do card ou um campo personalizado.
Slug: mostra o nome do placeholder que será substituído no momento do envio, como {nome_do_card}, {nome_do_lider} ou o slug de um campo personalizado.
Texto alternativo: permite definir o texto que será usado caso aquela informação não esteja disponível no card no momento em que a automação for executada.
Por exemplo: se o placeholder de um campo personalizado estiver vazio no card, você pode configurar um texto alternativo para evitar que o e-mail seja enviado com uma informação em branco.
Essa opção também pode ser utilizada para campos personalizados do card, permitindo que dados específicos do seu processo sejam inseridos na comunicação automática, como número do projeto, modelo contratado, etapa do atendimento ou qualquer outro campo configurado na organização.
O e-mail pode ter imagens inseridas no meio do conteúdo ou ter um arquivo anexo. Envie uma planilha, um e-book ou o arquivo que preferir. Para inserir um link de documento ou imagem no meio do conteúdo clique no ícone do U-drive
e selecione um arquivo e clique em Adicionar.
Insira também anexos no e-mail clicando em
Sempre que a automação for executada, o e-mail será enviado para os destinatários com a mensagem configurada e os arquivos anexos.
As automações podem ser agendadas. Por padrão, elas vêm com o prazo mínimo de um minuto. Isso para possibilitar o arrependimento e a correção rápida de erros, para o caso de você ter colocado o card na coluna errada e percebeu imediatamente, por exemplo.
Ao configurar uma automação, você faz o “Agendamento da automação” e define após quanto tempo ela deverá ser executada. Esta automação só será executada se o card ainda estiver na coluna naquele momento. Você pode também selecionar para enviar em um dia específico da semana, do mês ou do ano.
Veja mais detalhes, dicas e possibilidades em Como configurar o Agendamento da automação.
Você pode configurar condições para a execução da automação, dizendo, por exemplo: Só dispare esse e-mail para o cliente se o card tiver a tag “Contrato Assinado”.
Veja mais detalhes, dicas e possibilidades em “Como configurar condicionais de automações”
Você pode manter seu cliente informado do status do seu pedido e aumentar a fidelização e a satisfação dele com a sua empresa, e ainda durante o processo oferecer novos produtos e fazê-lo conhecer melhor a sua organização.
Nas principais etapas do fluxo, inclua uma automação de disparo de e-mail — se você ainda não usa o CONECTA, o app da sua empresa —. Comece com um e-mail já no primeiro momento em que a solicitação foi aberta — quando o card for criado na coluna através de um formulário — e inclua outros e-mails personalizados conforme o card for avançando no fluxo.
Conheça os principais recursos da plataforma e veja como aplicá-los no dia a dia da sua equipe.
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