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Automação: Disparo de e-mails

Keli Campos

A automação de Configurar disparo de e-mail, envia um e-mail para todos os contatos vinculados ao card (que possuam e-mail cadastrado) quando o card entra em uma coluna, respeitando as configurações de agendamento e condicionais.

Esta automação é indicada para comunicar pessoas externas a organização que precisam ser avisadas sobre alguma informação relevante em determinado ponto do processo. Essa informação pode ser o aviso do início de um projeto, por exemplo, quando o card entra na coluna Em andamento de um fluxo. Ou então pode ser o aviso de que o projeto está em uma fase de aprovação aguardando o feedback do cliente naquela etapa.

As mensagens de e-mails disparadas por essa automação podem ser personalizadas e formatadas como desejar, inserir um assunto e também inserir anexos. Para que a automação funcione adequadamente é necessário configurar o SMTP dos e-mails dos usuários que serão remetentes nos e-mails disparados pela automação. Saiba mais sobre configuração SMTP na Ummense clicando aqui.

Como configurar a automação de disparo de e-mail

  1. Acesse o fluxo que deseja configurar a automação
  2. Clique no ícone para editar a coluna
  1. Clique na aba de Automações e clique no ícone
  1. Selecione a automação Configurar disparo de e-mail para abrir a modal de configuração.

1 – De: Escolha o remetente do e-mail

Escolha o o usuário remetente do e-mail. Para que existam opções de seleção neste campo é necessário configurar o SMTP dos e-mails remetentes. Saiba mais sobre configuração SMTP na Ummense clicando aqui.

2 – Para: Escolha o destinatário do e-mail

Neste campo seleciona quem serão os destinatários do e-mail, conheça cada uma das opções disponíveis:

Contatos do card: Pessoas: O e-mail será enviado para todos os contatos do tipo pessoa vinculados ao card, que possuam e-mail cadastrado.

Contatos do card: Empresas: O e-mail será enviado para todos os contatos do tipo empresa vinculados ao card, que possuam e-mail cadastrado.

Líder do card: O e-mail será enviado para o e-mail de usuário do líder do card.

Equipe do card: O e-mail será enviado para o e-mail dos usuários que são parte da equipe do card.

Líder da coluna: O e-mail será enviado para o e-mail de usuário do responsável da coluna do fluxo em que o card se encontra, onde a automação será executada.

Contatos externos: é possível ainda inserir outros e-mails de contatos que não necessariamente estão cadastrados na sua organização. Para inserir esses contatos, digite o e-mail desejado e pressione enter.

3- Assunto e mensagem do e-mail

Preencha o assunto do e-mail e a mensagem que deseja enviar. Você pode formatar a mensagem como desejar utilizando as opções de formatação, inserir links e imagens. Como a automação normalmente é utilizada por um longo período de tempo, evite expressões temporais, para não ficar estranho para seu contato.

Você pode utilizar um placeholder que são pequenos padrões de código que serão substituídos por uma informação no momento em que a automação for executada no card.

Por exemplo, ao inserir o placeholder {nome_do_contato}, o contato receberá a postagem com o nome dele. Mesmo se um card tiver mais de um contato, cada um receberá uma mensagem personalizada.

Para inserir o placeholder é só clicar em insira um placeholder e escolher a informação que você precisa inserir.

4 – Inserir imagens ou arquivo

O e-mail pode ter imagens inseridas no meio do conteúdo ou ter um arquivo anexo. Envie uma planilha, um e-book ou o arquivo que preferir. Para inserir um link de documento ou imagem no meio do conteúdo clique no ícone do U-drive

e selecione um arquivo e clique em Adicionar.

Insira também anexos no e-mail clicando em

Sempre que a automação for executada, o e-mail será enviado para os destinatários com a mensagem configurada e os arquivos anexos.

Agendamento da automação

As automações podem ser agendadas. Por padrão, elas vêm com o prazo mínimo de um minuto. Isso para possibilitar o arrependimento e a correção rápida de erros, para o caso de você ter colocado o card na coluna errada e percebeu imediatamente, por exemplo.

Ao configurar uma automação, você faz o “Agendamento da automação” e diz após quanto tempo ou deverá ser executada. Esta automação só será executada se o card ainda estiver na coluna naquele momento. Você pode também selecionar para enviar em um dia específico da semana, do mês ou do ano.

Veja mais detalhes, dicas e possibilidades em Como configurar o Agendamento da automação.

Configuração Condicional

Você pode configurar condições para a execução da automação, dizendo, por exemplo: Só dispare esse e-mail para o cliente se o card tiver a tag “Contrato Assinado”.

Veja mais detalhes, dicas e possibilidades em “Como configurar condicionais de automações”

Configurando um informe de status

Você pode manter seu cliente informado do status do seu pedido e aumentar a fidelização e a satisfação dele com a sua empresa, e ainda durante o processo oferecer novos produtos e fazê-lo conhecer melhor a sua organização.

Nas principais etapas do fluxo, inclua uma automação de disparar e-mail — se você ainda não usa o CONECTA app da sua empresa —. Comece com um e-mail já no primeiro momento em que a solicitação foi aberta — quando o card for criado na coluna através de um formulário — e inclua outros e-mails personalizados conforme o card for avançando no fluxo.

Keli Campos

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