A Ummense quer trazer cada vez mais organização e produtividade para a sua equipe. Para organizar a sua agenda e reservar horários para as reuniões e eventos, você pode utilizar a ferramenta de eventos da Ummense. Através dela você organiza as informações relacionadas aos eventos, convida pessoas da sua equipe e contatos externos à organização, e vincula o evento aos cards relacionados a ele (por exemplo: um card pode ser uma ata de reunião, com tarefas para garantir a efetividade das decisões tomadas)
Ao analisar o calendário de um card, você poderá ver os eventos relacionados a ele. Ao analisar o seu próprio calendário você poderá ver todos os eventos que você está envolvido.
Ao convidar um contato externo, essa pessoa receberá o convite no e-mail dela e poderá confirmar ou não sua participação e inserir na própria agenda.
Dessa forma você mantém sua agenda organizada, sem perder nenhum compromisso, não é mesmo?
Para visualizar os seus eventos e criar novos eventos, acesse seu painel na Ummense. No Menu Geral (na lateral esquerda da sua tela) clique no ícone
para abrir o seu painel. O seu Painel na Ummense é a sua principal tela de trabalho da Ummense. Nessa tela ficam agrupadas as principais atividades do seu dia, e você pode acessar de forma fácil e rápida, suas tarefas, eventos dos próximos, os cards nos quais você está trabalhando, e uma maneira fácil de acionar o seu timetracking.
Na lateral direita, abaixo do calendário, você verá os seus eventos para hoje e para os próximos 7 dias. Para ver outras datas ou períodos, selecione as datas no calendário do painel. Você ainda pode filtrar os eventos da forma como você preferir, clicando em
próximo ao título de Eventos.
Para criar um novo evento, clique em
ao lado do título de eventos e a modal dos eventos será aberta para que você insira as informações e salve ou envie o convite para os demais participantes.
Quando um evento estiver em andamento ou estiver perto de iniciar, eles ficarão destacados no seu painel para que você não perca nenhum compromisso importante.
No app da Ummense funciona da mesma forma, mas para acessar os eventos, acesse seu painel, em seguida arraste para o lado até chegar em eventos.
Seja claro na escolha do nome do evento, evite chamar de “reunião”, pois o calendário das pessoas pode estar cheio de “reuniões” e a pessoa é obrigada a abrir o evento para lembrar do que se trata. Utilize temas como “Reunião semanal do time comercial” ou “Brainstorm do novo site”.
Utilize também a área de descrição da modal do evento para deixar claro para os participantes a pauta do encontro. Se você passar mais informações sobre os assuntos que serão tratados, as pessoas podem vir mais organizadas, com dados do seu setor, com ideias e com informações que podem ajudar as decisões da reunião, evitando que tenha que se marcar outra reunião para tomar as decisões.
É muito importante registrar e tornar prático aquilo que foi conversado na reunião. Para isso utilize um card e vincule ele ao evento, assim você pode colocar na descrição as definições do que foi conversado e colocar as tarefas, para deixar claro quem precisa fazer o quê, como e quando. Assim a reunião não terá sido apenas uma perda de tempo, mas gerará resultados práticos.
Respeite o tempo dos seus colegas e evite marcar reuniões desnecessárias. Alguns assuntos não precisam de uma reunião para serem decididos e com a Ummense é possível manter o time todo bem informado através dos cards, com comentários na timeline, tarefas, arquivos e outras informações organizadas.
Veja no menu da categoria de eventos da Central de Ajuda outras informações práticas sobre os eventos.
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