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O que são Tags na Ummense?

Keli, da Ummense

Se você precisa destacar, categorizar, segmentar e até priorizar algo na Ummense, as tags vão te ajudar. Além de dar cor e vida para os cards, tarefas, contatos e arquivos, as tags são como “etiquetas” que identificam e facilitam encontrar o que estaria perdido em uma lista enorme.

Para melhor gerenciamento e utilização das tags em todo o sistema, as tags são separadas por tipos. Cada tipo de tag tem uma aplicação diferente, ou seja, não é possível utilizar uma tag criada para cards em contatos e vice-versa. Conheça os tipos de tags :

  • Tags de Cards e Tarefas
  • Tags de contatos Pessoas
  • Tags de contatos Empresas
  • Tags de Arquivos
  • Tags de Eventos

Todos os perfis de usuário tem permissão de criar novas tags de qualquer lugar do sistema. Saiba mais sobre como Saiba mais como criar tags.

É possível editar as tags clicando sobre ela de qualquer lugar em que ela esteja sendo utilizada, porém, se você quiser ver todas as tags da sua organização, para organizar as cores, padronizar os nomes e ver como elas estão sendo utilizadas, acesse a tela de Gerenciamento de tags. Saiba mais como gerenciar tags.

Boas práticas no uso de tags

Nomes das tags

Procure usar nomes curtos e objetivos, para facilitar a leitura e entendimento O tamanho máximo permitido para criação das tags é de 50 caracteres, mas na prática são exibidos de 17 a 20 caracteres nos mini cards dos fluxos.

Na hora de escolher o nome de uma tag, reflita se ela pode ser uma tags a ser reaproveitada em outros fluxos, com por exemplo: a fazer, em andamento, aprovado, aguardando.

Cores

As cores das tags ajudam a identificar visualmente, principalmente os cards nos fluxos ou na lista de tarefas. Procure utilizar cores mais chamativas para destacar os pontos de mais atenção, criando tags como “Prioridade”, “Urgente”, “Atrasado”, “Importante”… de forma que ao abrir o fluxo, estes cards saltem aos olhos e chamem a atenção. Por exemplo: a cor verde dá a sensação de “Realizado”, “Conferido”, “Publicado”, “Autorizado”, ajudando a identificar cards que tenham alguma etapa importante vencida.

Você pode definir o padrão de cores que faz mais sentido para sua equipe. As cores ajudam a segmentar setores, tipos de clientes, assuntos, conteúdos e etapas. de qualquer forma, é bem fácil mudar depois, não se preocupe em fazer um grande planejamento de cores de tags.

Tags para facilitar os filtros

Os fluxos, as listas de cards, de contatos e do U-drive, e as estatísticas dos fluxos possuem filtros, que podem utilizar as tags para segmentar aquilo que você quer ver. Se você costuma querer ver informações ou cards de uma determinada equipe, de um squad, de um tipo de pedido específico, de um tipo de produto, utilize as tags para facilitar, para que você possa filtrar e encontrar rapidamente o que procura.

Tags ajudam aumentar o foco

Se você tem tarefas de diferentes contextos para realizar ao longo do dia, recomendamos que utilize as tags. Dessa forma é possível aplicar um filtro por tag quando for gerenciar as tarefas. O filtro irá exibir apenas as tarefas com as tags selecionadas, permitindo que você visualize apenas aquele grupo de tarefas sem que outras atribuições e demandas que vão chegando ao longo tirem seu foco.,

Tags no U-drive

O U-drive é o espaço de armazenamento de arquivos da sua empresa na Ummense. É o lugar para gerenciar os arquivos, deixando eles vinculados aos cards, aos fluxos, colunas ou contatos. As “pastas” no U-drive são na realidade vínculos, e um mesmo arquivo pode estar vinculado a um ou mais cards, um ou mais contatos, um ou mais fluxos e ainda ser acessado diretamente pela área do U-drive, e lá eles ficam organizados por tags, que são como categorias do arquivo. Um arquivo pode ter mais de uma categoria ficando, dessa forma em duas “pastas” ao mesmo tempo sem ter que duplicar os arquivos.

Tags nos contatos

Os contatos de sua agenda podem ser categorizados com as tags. As tags ajudam a organizar os contatos em grupos, para facilitar a gestão. É possível também inserir mais de uma tag para cada contato, por exemplo, se o seu contato Ana Júlia, é um cliente e também um parceiro, você pode inserir as duas tags ao contato.

Os contatos podem ser do tipo PESSOA ou do tipo EMPRESA, e as tags são cadastradas de forma independente por cada tipo, ou seja, uma tag criada par uso em contatos do tipo pessoa, não é acessível no contato tipo empresa, nesse caso você precisará criar uma tag com o mesmo nome para ambos os contatos.

Keli, da Ummense

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