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AULA 11

Como Medir e Reduzir Lead time na Sua Equipe

Raul Sindlinger - CEO Ummense.com

Você sabe quanto tempo você demora para entregar os pedidos do seu cliente, desde que ele fecha o pedido até a entrega final? Esse número é o Lead time, e ele é uma métrica que monitora a eficiência e produtividade da sua equipe ao longo do tempo e se aplica também a cada área da sua empresa, inclusive aos pedidos e solicitações internos que cada departamento precisa entregar. Como medir e, principalmente como melhorar ou reduzir o lead time na sua empresa? Esse é o assunto da aula de hoje!

Voltamos para os aspectos um pouco mais técnicos do Kanban, e o importante aqui é que você entenda o conceito, pois a conta final a Ummense faz pra você.

Então vamos lá

O que é Lead Time?

Lead time é o literalmente o "tempo do lead" ou o tempo que demora para concluir um projeto, desde sua concepção (ou solicitação, ou pagamento, ou a criação do card ou a forma que você usa pra iniciar os projetos) até a sua entrega. Trazendo especificamente para o Kanban, Lead time é o tempo que o card leva da primeira coluna até chegar na coluna finalizado. Não é tão complexo né?

Mas esse número sozinho não serve pra muita coisa. Então o número que nos interessa quando falamos em melhoria contínua no Kanban é o Lead time médio. Ou seja, eu pego todos os cards que foram entregues na última semana, somo o lead time de cada um e divido pelo número de cards (aí eu vou ter o Lead Time médio da semana)

Vamos lá, se eu tive 2 cards entregues na semana passada, o primeiro levou 10 dias desde a primeira coluna até a última, e o segundo levou 5 dias. Então eu somo o tempo dos dois, que vai dar 15 dias e divido pela quantidade de cards, que foi 2, então eu tenho que o Lead Time daquele fluxo, ou quadro, ou daquela equipe, naquela semana específica foi 7,5.

Esse número já tem algum valor para a empresa, já dá uma base de quanto tempo aquela equipe demora para entregar os seus projetos em média. Sempre vão ter projetos maiores e mais demorados e outros menores, mas a média será essa.

E esse número será mais preciso conforme aumento a quantidade da minha amostra. Se eu tiver, por exemplo 50 cards entregues, eu já consigo ter um número muito mais preciso e confiável, e a não ser que eu tenha uma mudança significativa no processo, no produto ou na equipe, eu já consigo prever os próximos.

Mas se estamos falando de 50 cards, esse cálculo começa a ficar mais trabalhoso, não? Calma que já chegamos nessa parte e você vai ver que com a Ummense é mais fácil do que você imagina.

Antes disso precisamos falar sobre evolução ao longo do tempo ou melhoria contínua. Nosso objetivo com o Lead time não é apenas DESCOBRIR, qual é o lead time, mas sim MELHORAR ele cada vez mais, ou seja, entregar cada vez mais rápido, tornar a equipe cada vez mais eficiente.

Então vamos ver como medir ao longo do tempo, e eu não vou encher você de conta, vou mostrar logo a forma como fazer isso sem perder seu tempo com planilhas de controle só pra chegar nessa conta.

Esses indicadores você tem na tela de desempenho de cada fluxo, e você pode selecionar o período que você quer analisar. Esse indicador sempre irá considerar os cards concluídos no período selecionado.

Como melhorar o Lead Time?

Um dos principais pontos é através da limitação do WIP e eu explico com mais detalhes na aula que falamos sobre o Limite WIP. Você pode melhorar também através de automações no fluxo. Criando automações de sinalização, de criação de tarefas, disparo de e-mails, aviso no feed, etc. Mas também, você irá melhorar o lead time através da análise de outros indicadores, que é o nosso próximo tema.

O assunto da próxima aula é o Monitoramento de dados do Kanban. Já vimos aqui como monitorar e melhorar o Lead time, e na próxima aula vamos falar de Throughput, Cycle time, Gargalo, Work In Progress e a evolução disso tudo no fluxo.

Raul Sindlinger - CEO Ummense.com
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