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AULA 09

Como priorizar as atividades no Kanban

Raul Sindlinger - CEO Ummense.com

Como priorizar os Cards no Kanban? Como escolher quais cards devem ser feitos primeiro? Não adianta você ser altamente produtivo e entregar muitos cards, se o que você está fazendo não é o que realmente importa. Fazer bem feito o que não precisa ser feito não resolve o problema de ninguém.

Mas então, como organizar e priorizar as atividades que realmente interessam, para gerar o maior valor no menor tempo? Esse é o assunto da aula da hoje.

Na aula passa do assunto foi como organizar o Backlog, que é o estoque de coisas a fazer no futuro. Nós organizamos todo o backlog em um quadro, para que fique tudo visível.

Para falar sobre o assunto priorização, precisamos primeiro entender alguns princípios que parecem óbvios, mas de tão óbvios são deixados de lado.

1 - Princípio da disponibilidade limitada.

Esse é o princípio que diz que dizer sim é dizer não. Se você é do tipo que não gosta de dizer não, saiba que sempre que você diz sim para algo, você está dizendo não ou adiando outras coisas. E muitas vezes você está ferindo a sua credibilidade por aceitar algo que compromete seus outros compromissos.

É o exemplo da fila do caixa. Você está no supermercado no dia 5 do mês as 7 horas da noite, a fila está levando 15 minutos pra chegar no caixa. Quando está quase chegando sua vez você percebe que chegou uma pessoa e se assustou com o tamanho da fila e te olha com aquele olhar de gato de botas. Aí você deixa essa pessoa entrar na sua frente, pois afinal, você é uma pessoa muito gentil. Mas isso é ser gentil mesmo? Todas as outras pessoas atrás de você vão demorar mais e perder tempo e não foram consultadas, para que uma pessoa fosse privilegiada. Ou seja, você disse sim para uma pessoa, e disse não para várias outras. A disponibilidade do caixa era limitada. Se você cedesse seu lugar e fosse você para o fim da fila, isso seria uma grande gentileza, que não prejudicaria as outras pessoas.

O mesmo acontece com a sua priorização de projetos. Chegou uma atividade em cima da hora, e você quer que seja feito já, pois você não quis dizer para seu cliente que poderia levar 2 meses. OK, você pode fazer isso, desde que seja uma decisão consciente para que não vire uma bola de neve. Mas saiba que a disponibilidade da sua empresa é limitada. Se um projeto vai furar a fila, você precisa encontrar um projeto menos importante para substituir, ou esteja consciente que todos os outros vão demorar um pouco mais para entregar.

2 - Visão de médio e Longo prazo - e a coisa mais importante

Você sabe onde a sua empresa quer chegar em 10 anos? E qual é a coisa mais importante que precisa acontecer pra chegar lá? - A visão (que pode ser ao menos uma ideia) ajuda a definir propósito, o porquê da sua empresa existir. Conhecendo a sua visão de 10 anos, você sabe onde a sua empresa quer estar em 5 anos? E qual é a coisa mais importante que precisa acontecer pra chegar lá? E para você chegar nesse ponto em 5 anos, onde a empresa precisa estar em 1 ano, e qual é a principal coisa que a empresa precisa fazer pra chegar lá? E para chegar nesse ponto em 1 ano, onde sua empresa precisa estar em 6 meses, em 3 meses ou em 1 mês e qual é a principal coisa que precisa fazer pra chegar lá? Estenda esse raciocínio para uma semana, até um dia e você terá a principal coisa que você precisa fazer hoje. Essa já é a sua prioridade, independente do restante da nossa conversa de hoje aqui.

Você já montou o backlog e o Kanban específico da visão da sua empresa, em como sua empresa vai chegar onde sua visão enxerga?

3 - Todo projeto deve gerar valor para o cliente.

Sempre que você tem algo para fazer e coloca isso num card, ele precisa gerar algum valor para o cliente. Esse cliente pode ser um cliente mesmo, alguém que contratou ou vai contratar sua empresa, ou um cliente interno, um outro departamento por exemplo, ou até você mesmo.

Quem é a pessoa beneficiada pelo resultado desse card? Se eu fiz um backlog das coisas que eu quero estudar, e coloquei ali um livro de negócios que eu quero ler como um card no meu backlog: Quem é o cliente do card? Eu mesmo. E qual é o valor que gera para o cliente? Nesse caso o conhecimento que esse livro proporciona, e talvez a habilidade para fazer algo que eu ainda não sei, e vou aprender. Mas ele gera um valor. Esse valor é mensurável? Nem sempre. Ás vezes é o lucro que eu vou ter naquele negócio, as vezes é uma percepção subjetiva de benefício que eu imagino que o cliente vai ter.

E se o valor é subjetivo como eu posso dimensionar? Comparando cards semelhantes. Se ler um livro altamente recomendado por pessoas que eu confio gera um valor que eu coloquei como 10, ler um outro livro que parece legal, mas não vi nenhuma recomendação é quanto? Pode ser 5? Talvez um pouco mais, ou um pouco menos, mas é o que eu consigo enxergar agora. O importante não é a precisão, pois é subjetivo, mas uma ordem de grandeza, pra que te ajude por onde começar.

E se um projeto não gera valor nenhum?

Aí tem duas possibilidades: ou o projeto não vale nada mesmo, e é melhor você cancelar ele (e isso acontece, por exemplo quando a necessidade do cliente foi resolvida de uma outra forma, a necessidade não existe mais. Aqui na Ummense, nosso propósito é promover qualidade de vida no trabalho pra você e pra sua equipe, então se olharmos para um card e perguntarmos: "Como isso melhora a qualidade de vida no trabalho do nosso cliente?", se não conseguimos responder essa pergunta, o card precisa ser descartado, cancelado, não serve.

Mas tem um outro ponto. Ás vezes você definiu errado quem é o cliente do card. Voltando para o exemplo da Ummense. Se eu crio um card, um projeto em que o objetivo é criar uma dashboard bem bonita com as estatísticas da Ummense, qual valor gera para o cliente? zero. Ele nem vai ver isso ali. Mas vamos fazer, tem que fazer! Por quê? Porque o cliente do card não é o cliente final, mas a minha equipe de atendimento, por exemplo. Nesse caso eles é que são os clientes, e aí, gera sim valor e qualidade de vida no trabalho para o cliente, eu só havia considerado o cliente errado.

4 - Todo projeto tem um custo

Sempre que um card é criado, existe um custo para entregar o que foi proposto nele.

- Ah, mas não preciso comprar nada pra entregar - Tem o custo do trabalho, da mão de obra.

- Ah, mas nesse caso vou fazer com minha equipe mesmo

- Tem o custo da sua equipe!

- Ah, mas nesse caso eu mesmo vou fazer pra não gerar custo

- Volta para o princípio da disponibilidade limitada, seu tempo tem um custo, precisa considerar isso ali!

- Mas não tenho como mensurar o custo. OK, faz por comparação de novo. O custo pode ser 3 dias de desenvolvimento, por exemplo. Ou você pega o custo de um que você atribuiu como 10 e compara: é maior ou menor. É maior. Quanto maior? Umas 3x mais. Ok, então diz que é 30. 30 o que? Não sei, tanto faz, são apenas pontos de comparação.

Nesse caso, é importante comparar maçã com maçã e danoninho com danoninho. Não compare um card do comercial, que é de prospecção de um novo cliente com uma entrega para o cliente que já contratou. São coisas que não tem como comparar uma com a outra. Eu posso comparar o custo de prospectar um cliente dono de um supermercado com o cliente dono de uma loja de bairro. Essa comparação funciona, e ali você pode estabelecer uma proporção.

Vamos então ao primeiro objetivo da priorização

O objetivo principal da priorização de cards é entregar o máximo de valor para o cliente no menor tempo possível.

Se todas as equipes entendessem isso, as empresas e o Brasil inteiro iriam crescer muito rápido. Repito: temos que entregar o máximo de valor, de benefício, para o cliente no menor prazo.

Então vamos fazer uma análise de cada um dos cards do nosso backlog e dividir o valor que a atividade gera, pelo custo que tem ao fazer esse card.

Aí vamos fazer uma limpeza novamente no nosso backlog: existem cards ali que geram muito menos valor do que o custo delas? Jogue fora. Comece sua priorização tirando o lixo do seu backlog.

Eu tenho uma coluna em um dos meus backlogs que chama "Muito complexo ou baixo valor", e todos os cards que tem um custo muito alto com valor pequeno, ou tem um valor muito pequeno, eu coloco lá, pra reavaliar daqui alguns meses e ver se mudou algum cenário. Se não mudar, vai ser excluído mesmo.

Feita a limpeza...

Agora você tem um índice. Quanto maior a relação Valor/Custo, maior tem que ser a prioridade desse card.

Se você tem um card que o valor é 10 e o custo é 5, o índice é 2. Aí se você tem outro que gera menos valor para o cliente, gera 5, mas é bem mais fácil de fazer, o custo é 1. Então o índice dele é 5, ou seja é melhor você fazer ele primeiro, pois vai gerando valor mais rápido para seu cliente.

Você pode destacar esse índice em uma tag, ou em um campo personalizado para utilizar como métrica do fluxo e poder somar por coluna e exibir nas estatísticas do fluxo.

Depois você pode marcar como prioridade os que tiverem as notas mais altas.

Feito o índice, definido os cards prioritários do seu backlog, vamos aplicar o princípio da disponibilidade limitada novamente.

Você quer definir o que a sua equipe vai fazer na próxima semana? Então a disponibilidade que você tem é uma semana da sua equipe. Essa é a verba para pagar o custo dos cards. E não estou falando de dinheiro.

Então o que temos que fazer é encaixar o máximo de pontos do nosso índice que caibam na nossa disponibilidade.

Se a questão aí for financeira, é a mesma coisa. Tenho essa verba, vou encaixar o máximo de valor que consigo entregar com essa verba.

Esse é o princípio. Lembrando que muitas vezes estamos lidando com critérios subjetivos, então tem algumas coisas que podem quebrar essa lógica, e eu vou mostrar duas.

A primeira delas são os clientes especiais. Os clientes especiais são aqueles que são tão importantes que a sua empresa precisa atender eles com prioridade. As vezes um contrato gigante, ou mesmo uma amizade. Mas nesse caso pode ser que os projetos dele furem a fila. Mas pense o seguinte. O erro de esses projetos furarem a fila pode não ser de quem falou que eles tem que furar a fila e sim de quem dimensionou o valor gerado. Se esse cliente é realmente especial para a empresa, se tem um contrato tão importante, você deveria ter considerado, lá na etapa de definir o valor, um valor maior para esse card. Pois, por ser esse o cliente, esse card gera um valor mais alto. Nesse caso, o card é automaticamente promovido.

O segundo fator que quebra a fila, são as inter-relações entre os cards. Se eu tenho 5 cards que precisam ser feitos na sequência, preciso analisar eles juntos. A não ser que o primeiro card já gere valor sozinho para estar entre os primeiros. Pq se o primeiro card dessa sequencia gera pouco valor e os outros geram bastante, mas eu preciso que o primeiro seja feito antes, vou ter que colocar ele primeiro, mesmo que ele fira a regra do meu índice.

Se você trabalha com cards por ordem de chegada, tipo tem uma fila de atendimento, e chegou lá você atende, tipo delivery de comida, por exemplo, segue a fila, o que estamos mostrando aqui não é pra você.

Dica pra poupar tempo

Para passar o card do fluxo do Backlog para o Kanban, você vai precisar abrir o card, ir na área de fluxos no menu esquerdo do card e lá dentro clicar em vincular a um novo fluxo. Se você não trabalha com muitos cards isso funciona bem. Mas se você utiliza muitos cards fica muito trabalhoso fazer isso. Então uma dica muito legal é, no fluxo de backlog deixar a primeira coluna como "sprint atual" ou enviar para o Kanban, aí você só move para essa coluna e coloca lá uma automação pra que o sistema inclua automaticamente no fluxo e coluna que você quiser. Ajuda a ganhar um tempo aí no dia a dia!

Na próxima aula veremos os 6 principais erros que as equipes cometem ao utilizar ao utilizar a metodologia Kanban, que acabam com os resultados e fazem com que o Kanban mais atrapalhe do que ajude a empresa.

Raul Sindlinger - CEO Ummense.com
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