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AULA 08

Como organizar o Backlog do Kanban

Raul Sindlinger - CEO Ummense.com

Como organizar a lista de tudo o que sua equipe precisa fazer? Se a sua empresa ou departamento lida com muitas atividades ao mesmo tempo ou se trabalha em projetos grandes e complexos, você precisa organizar isso tudo de uma forma visual para facilitar a priorização, e para que nada se perca!

A aula de hoje é a primeira parte do assunto priorização de atividades para maior eficiência final.

Antes de começar a trabalhar na Priorização dos projetos, nós precisamos falar sobre como organizar a estrutura na qual vamos priorizar esses projetos, que é o que chamamos de Backlog ou Product Backlog ou Kanban Backlog.

Basicamente, Backlog é a sua pilha de coisas que precisam ser feitas para entregar o projeto completo.

É mais do que a coluna "a fazer" do Kanban, porque a coluna "a fazer" é o que sua equipe precisa fazer já, ou em um curto período de tempo, e muitas vezes nós já contamos a coluna "a fazer" como parte do nosso leadtime - é como se já tivesse começado, por isso colocamos um limite WIP lá também.

O Backlog é a estrutura que alimenta a coluna "A fazer", principalmente em projetos maiores e mais complexos.

- Se você está bolando uma grande campanha de Marketing, o Backlog é tudo o que precisa ser feito até o fim da campanha;- Se você está querendo construir uma obra, o Backlog é tudo o que precisa ser feito até a entrega da obra para o cliente;

- Se você tem um Kanban pessoal de tudo o que você pretende estudar, o Backlog é o seu mapa geral do que você quer ou precisa vencer. Cada card um tema, um livro, uma matéria.- Independente da usa área de atuação você pode ter um backlog de ideias - pra vida, pro marketing, pra equipe, pros estudos, para projetos futuros;

- Se você é desenvolvedor de software, o Backlog é tudo o que precisa ser feito até a entrega do software completo;

- No caso da Ummense, por exemplo, não temos uma entrega final com um sistema (pois o sistema é dinâmico e vamos trabalhar nele para sempre), mas temos um Backlog de tudo o que pretendemos entregar nos próximos 3 ou 4 anos... é muita coisa. E esse Backlog é vivo, sempre chegam novas ideias ou pedidos de clientes e vamos remanejando e reorganizando. Temos um outro Backlog que é o de vídeos que temos pra gravar, dentro do projeto maior que é o nosso canal do YouTube, esse também se modifica bastante com o tempo.

Construindo aqui o conceito, vemos que o Backlog não é tudo o que sua empresa ou departamento precisa fazer, mas o que precisa ser feito em um projeto maior específico, ou um assunto específico da sua empresa. Por isso a sua organização pode ter vários backlogs simultâneos.

É do Backlog que vamos escolher os cards que irão para a coluna "A fazer" do nosso Kanban, então, quanto mais organizado estiver nosso backlog, mais fácil será esse trabalho, e mais assertiva será essa escolha.

Então, como vamos organizar o Backlog?

Existem duas formas principais para fazer isso.

Se o seu projeto não envolve muitos cards e você pode resolver em uma lista única, sugiro você utilizar a coluna backlog do fluxo na Ummense mesmo, que é aquela coluna que fica escondida do lado esquerdo do seu quadro. Ao clicar no topo da coluna ela abre e você pode cadastrar ali todos os cards, e segmentar eles por tags pra ficar mais fácil encontrá-los. Essa coluna fica escondida, justamente para aumentar o foco da equipe que está trabalhando nesse Kanban, a ideia não é olhar sempre para tudo o que tem pra fazer. Olha o que você tem pra fazer agora. Por isso ela fica escondida.

Então em caso de projetos pequenos ou de listas rápidas, principalmente das questões que são por ordem de chegada, use a coluna Backlog, diretamente no quadro Kanban que você está utilizando. Minha sugestão é fazer isso para projetos com Backlog de até 15 cards, ou um pouco mais, se for um projeto que tem uma priorização simples, como ordem de chegada.

Mas se o seu projeto é maior e mais complexo, mais demorado com mais de 20 ou 30 cards, e muitas vezes eles chegam fácil aos 400, 700 ou mais de 1000 cards, organizar em apenas uma coluna vai ficar muito difícil, então sugiro abrir um novo quadro (ou fluxo, na Ummense) só para a organização do Backlog.

Existem várias formas de se organizar seu Backlog. A primeira coisa que você precisa pensar é como separar as colunas e vou dar algumas sugestões.

1 - Por assunto

Por exemplo, se você tem um Kanban pessoal de tudo o que você pretende estudar, vale montar um Backlog em que cada coluna é um assunto, uma disciplina ou um período, no caso de uma faculdade. As colunas podem ser os assuntos das ideias, ou do conteúdo que você quer produzir. No caso de um software, você pode separar as funcionalidades maiores, os setores que precisam ser atendidos com o software que você vai construir. Se o seu kanban é de prospecção de clientes, você pode separar por publico alvo: uma coluna são empresas do setor alimentício e em outra de vestuário e ainda outro o setor automobilístico.

2 - Por etapa:

Você pode organizar pelas etapas macro do seu projeto, por exemplo, em uma construção temos: Serviços preliminares, Fundação, Estrutura, Fechamentos, Cobertura e acabamentos. Cada um desses é uma coluna com tudo o que precisa acontecer em cada uma dessas etapas. Aí lembrando esse quadro ou fluxo fica só para organizar de forma visual toda a informação do projeto todo, aí quando for começar a trabalhar com isso a gente joga isso para o fluxo do Kanban.

3 - Por prioridade

Você pode organizar lá como prioridade 1, 2, 3, 4 e 5, aí você pode ir re-priorizando no decorrer do projeto. Nós temos um backlog que tem as colunas "Para tudo", "faça logo" e "Quando der". Quando tiver cards no para-tudo é porque é a prioridade máxima.

4 - Por Sprint

Outra forma de organizar é por Sprint (lembrando que uma sprint é um período de tempo de uma semana, 15 dias ou o período que você definir, que tem um grupo de cards definidos, e que toda a equipe tem o objetivo de entregar tudo o que tá definido para a sprint naquele período.), No backlog organizado por sprints, você já vai planejando mais ou menos o que vai entrar em cada sprint. Nosso principal backlog, que é o de novas funcionalidades funciona dessa forma. Tem lá a Sprint 1, 2, 3, 4 ,... até a 8, e a Sprint Atual, que já joga o card com automação para o Kanban da equipe desenvolvimento, e as Sprints 1, 2 e 3 jogam com automação o card para o Kanban da equipe de Design.

A ideia é reunir tudo o que precisa ser feito em um lugar de forma visível, para que você possa ter, literalmente uma visão geral do que precisa ser feito.

Organizados os cards em colunas, uma boa prática é inserir Tags

As tags ajudam a identificar o assunto, a prioridade, características específicas daquele card que tornam o card mais fácil de encontrar no fluxo (de forma visual e com filtros) e salvam informações do card quando ele estiver em outros lugares.

Por exemplo, se no teu backlog você tem uma coluna "Solicitação de clientes" crie uma tag Solicitação de clientes e coloque uma automação para que todo o card que entrar nessa coluna receba essa tag. Quando sua equipe estiver lá no Kanban trabalhando nesse card, vai ver que se trata de um card de solicitação de clientes, por causa da tag.

E quando que eu crio esses cards que vão para o Backlog?

Essa é a fase de planejamento, e eu normalmente crio primeiro a estrutura do backlog antes dos cards para ficar mais fácil criar os cards. Quando você organiza os assuntos ou etapas, fica muito mais fácil lembrar de tudo o que precisa ser feito.

Já no começo do projeto crie todos os cards que você consegue enxergar que precisa ser feito. Dependendo da sua área você não precisa detalhar 100% cada um deles no primeiro momento, mas precisa ter lá a quantidade de informações necessárias para entender do que se trata, o valor que gera para o cliente e o tamanho da dificuldade que será para executá-lo.

Se o seu Backlog é de ideias, ou algo mais dinâmico, logicamente você vai criando os cards sempre que surgir algo novo. Funciona como um download da sua mente, para que você e sua equipe possam ir estruturando tudo sem perder informação.

Costumo dizer aqui que o que a Ummense faz de melhor é a organização de informação - sejam ideias, conversas, documentos, tarefas... é tudo informação que precisa estar organizada.

Qual é o tamanho ideal de um card?

Isso varia muito conforme o setor da sua empresa, mas o ideal é que cada card não seja muito grande, em termos de tempo trabalhado. Se ficar muito trabalho em um único card, veja se você consegue dividir ele em dois ou três cards.

Aqui a gente costuma evitar cards que nós sabemos que levará mais de 5 dias de trabalho de desenvolvedor, mesmo que o card ainda vá ter mais alguns dias de design. Se ele for maior, vamos sempre tentar repartir o escopo em mais cards.

O conceito é que cada card, ou cada estória (do Scrum) produza sempre valor para o cliente final, mesmo que o cliente final seja você mesmo, ou alguém de dentro da sua empresa.

Se você conseguir deixar os seus cards mais ou menos do mesmo tamanho, ou com uma variação pequena, em termos de tempo, você vai conseguir, através das estatísticas do fluxo, saber quanto tempo você levará para concluir o projeto ou para concluir um projeto semelhante a esse.

Se você percebe que a sua equipe entrega 10 cards por semana, e seu backlog é de 200 cards, você sabe que em algo próximo a 20 semanas você irá concluir aquele projeto.

Backlog criado e estruturado, cards criados e detalhados. Agora precisamos ver como vamos definir as prioridades para que nós consigamos entregar o máximo de valor no menor tempo, e precisamos ver também como esses cards saem do Backlog e vão para o "a fazer" do nosso kanban. Mas esse é assunto para a próxima aula.

Raul Sindlinger - CEO Ummense.com
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