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Como gerenciar tarefas no Painel

Leonardo Crispilho

Na parte superior da área principal do seu painel você verá as tarefas que foram designadas para você e estão com data pra hoje ou atrasadas.

Na lista de tarefas estão listadas as atividades que você precisa fazer no dia. Todo o planejamento do seu dia, da semana e de todos os projetos (organizados nos cards), passam pelas tarefas.

Elas são a menor unidade de trabalho atribuído à uma única pessoa, com uma conclusão palpável e cuja data de execução possa ser planejada.

As tarefas facilitam o seu planejamento diário, semanal e mensal, ajudam a distribuir a carga de trabalho e evitam as listas mentais. Não há motivo para sair do escritório fazendo listas de coisas que você precisa lembrar quando voltar no dia seguinte. Crie tarefas na Ummense e tire esse peso da sua cabeça!

Para criar uma nova tarefa pelo seu painel, clique em

ao lado do título das tarefas e escreva o que precisa fazer. Criando a tarefa desta forma, ela será designada automaticamente para você e ficará com data de execução para hoje.

Existem outras formas de criar tarefas, aqui para saber mais.

Você poderá alterar facilmente essas informações caso queira delegar para alguém outro ou planejar para outro dia. Você pode editar ainda outras informações da tarefa, veja como editar as tarefas aqui.

Nesta lista de tarefas do seu painel são exibidas as 12 primeiras tarefas no desktop, e 10 primeiras no aplicativo Se você tem muitas tarefas para este dia, clique em “ver mais tarefas” no fim da lista, e mais tarefas serão listadas. Você ainda pode ordenar manualmente as tarefas dessa lista clicando e arrastando para a posição que você preferir.

Se ficaram muitas tarefas atrasadas de dias anteriores, você pode atualizar todas para hoje, clicando em

.

A lista de tarefas do seu painel no dia de hoje vem filtradas por padrão para aparecer somente as tarefas em aberto, ou seja, que ainda não foram concluídas. Para exibir as tarefas concluídas, clique nos 3 pontinhos das tarefas, e escolha a opção “Ver tarefas concluídas”.

Caso o filtro do calendário esteja aplicado para dias anteriores a hoje, então a lista completa de tarefas concluídas e atrasadas serão exibidas por padrão.

Boas práticas para gestão de tarefas

Uma boa prática é ordenar suas tarefas já no primeiro momento do dia, conforme a ordem de importância, ou a ordem que você pretende executar, para que você não perca tempo decidindo qual será a próxima coisa que você fará sempre que terminar uma tarefa. Neste momento também é bom já reprogramar para outro dia as tarefas que você sabe que não fará hoje, para evitar a sensação de frustração ao fim do dia.

Na parte superior você ainda pode ver ver um pequeno indicador mostrando o percentual de tarefas planejadas para este dia que foram concluídas, e ao passar o mouse nesta área você vê a quantidade de tarefas planejadas e concluídas.

Veja mais sobre tarefas na Ummense aqui.

Filtros de tarefas no painel

Você pode filtrar as tarefas no seu painel utilizando:

  1. Filtro rápido por palavra: localizado no topo superior direito do painel. Ao digitar uma palavra serão filtradas todas as sessões do painel.
  2. Filtro de data no calendário: que também afeta todas as sessões do painel.
  3. Filtro individual por sessão: cada sessão tem seus próprios filtros. Os cards já vêm com um filtro aplicado, para que facilite a sua visualização.

Para ver os filtros pré-aplicados nas tarefas, clique no ícone

e abaixo do título aparecerá os filtros aplicados nesta sessão.

Você remover esses filtros clicando no “X” , ou clicando no tópico que deseja alterar para selecionar uma outra opção. Você pode ainda selecionar outras opções de filtro clicando em

.

Quando o filtro padrão é editado, o ícone de filtro fica azul. Para restaurar o filtro original, clique no x, em

.

Os filtros que você pode aplicar nas suas tarefas do painel são:

Responsável: por padrão o responsável selecionado é você mesmo, mas você pode selecionar um ou mais usuários da organização e visualizar as tarefas deles.

Tipo: por padrão vem selecionado Marcos e Tarefas, mas você pode aplicar o filtro selecionando apenas uma das duas opções.

Status: por padrão no dia de hoje vem selecionado “Em aberto”. E para outros dias que selecione no calendário (datas passadas ou futuras) virá selecionado “Em aberto” e “Concluído”. Você pode alternar entre os status como preferir.

Na opção “Filtrar mais” você encontra mais opções:

Tags: selecione uma ou mais tags que desejar. As tags são ótimas para fazer agrupamento de tarefas por assunto, para aumentar o seu foco na execução do trabalho. Saiba mais sobre tags clicando aqui.

Data de criação: selecione a data de criação da tarefa ou período de criação para visualizar as tarefas criadas no período.

Atribuído por: selecione o usuário da organização quem atribuiu a tarefa. Por exemplo, selecione o seu gestor direto e você verá todas as tarefas atribuídas por ele à você.

Ações em massa em tarefas no painel

Para executar uma mesma ação em várias tarefas ao mesmo tempo, você tem a opção de habilitar as ações em massa. Para isso, clique nos 3 pontinhos da sessão de tarefas e selecione a opção “Habilitar ações em massa”, em seguida selecione as tarefas que deseja executar a ação em massa:

Clique aqui para conhecer todas as ações em massa possível de serem aplicadas nas tarefas.

Leonardo Crispilho

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