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Quando utilizar Cards e quando utilizar Tarefas?

Keli Campos

Talvez você tenha vindo pra Ummense de outra ferramenta, que lida tudo como tarefas, coloca as tarefas nas colunas e torna as possibilidades de gestão bem limitadas. Na Ummense a estrutura de organização da informação é mais completa o que torna a sua gestão muito mais produtiva e o acesso a informação muito mais rápido, por isso é importante entender como a Ummense lida com cards e com tarefas e porque são coisas diferentes.

Na Ummense, o card é o projeto, uma solicitação de cliente, um pedido, uma ideia, etc. Já as tarefas são pequenos passos, são as atividades nas quais você efetivamente vai dedicar seu tempo para que o objetivo do card seja alcançado.

No card é possível inserir outros usuários da organização, formando uma equipe, é possível designar um líder responsável por gerir o projeto, e na lista de tarefas do próprio card é que ficará definido o que cada um precisa fazer. Se o card for bem planejado, a soma das tarefas fará com que o card seja concluído.

Boas práticas para uso das tarefas e cards

  1. Não crie tarefas que durem mais que meio dia, uma ou duas horas já é um tempo saudável. Se vai levar muito mais tempo, provavelmente dá pra dividir em mais tarefas. E isso é bom pra melhorar sua concentração e organização.
  2. A sua primeira ação ao pegar um card para fazer, deve ser planejar, e listar as tarefas, delegar para os responsáveis e colocar datas.
  3. Tarefas precisam ter responsável e data, caso contrário a probabilidade de serem concluídas é quase nula.
  4. Insira tarefas através das automações. Se você tem um fluxo de um processo precisa ser seguido, quando o card passa pelas etapas (colunas), você pode configurar uma automação para inserir uma tarefa ou grupo de tarefas toda vez que o card chegar naquela etapa. Assim garante padrão de qualidade no processo para que nada seja esquecido.

Keli Campos

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