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Como restringir acesso a informações na Ummense?

Leonardo Crispilho

Embora facilitar o acesso às informações à todo time para ganhar produtividade é sempre uma boa prática, impulsionada pela organização dos dados que a Ummense oferece, algumas informações devem ser acessíveis a apenas uma equipe ou perfil de usuários. O cuidado com as informações e dados de clientes, colaboradores e mesmo informações estratégicas da empresa é muito importante.

Por isso na Ummense você pode restringir o acesso à Cards, fluxos, tarefas, contatos, arquivos e outras informações. Existem algumas formas de fazer isso, e isso é o que vamos explicar aqui.

Perfis diferentes, níveis de acesso diferentes

A primeira forma de restrição de acessos que está disponível na Ummense, já no plano Free, é a gestão de perfis de usuários. Cada perfil tem um nível de acesso diferente a configurações, dados financeiros, tarefas, fluxos e outras funcionalidades.

Para que você consulte de uma maneira mais simples, preparamos uma tabela completa de permissões, e uma explicação de cada perfil nesse artigo: https://www.ummense.com/central-de-ajuda/usuarios/quais-sao-os-perfis-de-acesso-de-usuarios-na-ummense/

Além das restrições padrões de acesso à informações dos perfis, ainda pode ser configurado o acesso aos dados financeiros, pagamentos e outras configurações financeiras de forma diferenciada, veja como fazer isso nesse artigo: https://www.ummense.com/central-de-ajuda/usuarios/habilitar-funcoes-financeiras-para-outro-usuario/

Como restringir o acesso a fluxos

Você pode alterar a privacidade de um fluxo, para torná-lo secreto.

No fluxo que você quer alterar a privacidade, acesse as configurações do fluxo, clicando no ícone

no topo da página, ao lado do título do fluxo. Encontre o tópico Privacidade e selecione a opção

Secreto, com esta opção marcada apenas a equipe selecionada pode acessar o fluxo.

Clique em “Salvar e fechar” e o fluxo já estará restrito apenas à equipe do fluxo.

Se a privacidade do fluxo estiver definida como pública, todos os usuários da organização, exceto os que têm o perfil “Colaborador restrito” podem acessar o fluxo. Os usuários com este perfil somente verão o fluxo se forem incluídos como parte da equipe deste fluxo.

Quando a privacidade do fluxo está definida como Secreta, apenas a equipe do fluxo e os usuários com perfil proprietário ou administrador podem ter acesso.

Veja mais recursos, como inserir a equipe no fluxo, detalhes e outras implicações sobre a restrição de acesso a fluxos nesse artigo: https://www.ummense.com/central-de-ajuda/fluxos/privacidade-do-fluxo/

Como restringir o acesso a Cards

Ao alterar a privacidade de um card para secreto, somente o líder, a equipe e os usuários com perfil administrador ou proprietário poderão ver o card.

Os usuários administradores são considerados de alta confiança da organização, por isso podem ver todas as informações da empresa, inclusive as que são consideradas secretas.

Para alterar a privacidade de cards é só selecionar a opção ao lado da equipe no ícone

e selecionar a opção “Secreto”. Para desfazer é só selecionar a opção “Público”

É possível alterar automaticamente a privacidade à partir de uma automação de coluna. Isso serve tanto para tornar públicos cards que eram secretos, ou para tornar secreto cards que antes eram públicos.

Clique aqui para saber como criar uma automação de alterar a privacidade do card

Veja mais recursos, detalhes e outras implicações sobre a restrição de acesso a cards nesse artigo: https://www.ummense.com/central-de-ajuda/cards/como-alterar-a-privacidade-dos-cards/

Como restringir o acesso a Arquivos

Os arquivos têm uma forma diferente de organização de privacidade. Todos os arquivos que estão no seu ambiente de trabalho, independentemente de terem sido anexados em cards, tarefas, fluxos, contatos ou formulários, farão parte do U-drive. Os arquivos do U-drive sempre seguem a privacidade dos vínculos, sempre tendendo para o mais público.

Se um arquivo estiver vinculado apenas a um ou mais cards secretos, este arquivo somente será visualizado por usuários que façam parte da equipe deste card. Se eu vincular o mesmo arquivo em um card secreto e um card público, ele passa a ser público, pois o card público dá ao arquivo a atribuição de ser visto por qualquer usuário da organização. O mesmo vale para vínculo em eventos e fluxos.

Para salvar um arquivo na Ummense e deixá-lo como restrito, basta apenas fazer o upload em um card que seja secreto, e não vinculá-lo a nenhum outro card que seja público. Dessa forma você garante a privacidade do seu arquivo.

Saiba mais sobre o U-drive aqui: https://www.ummense.com/central-de-ajuda/u-drive/o-que-e-o-u-drive/

Como restringir o acesso a Tarefas

Na Ummense você pode ter tarefas que são visíveis somente pra você, outras apenas para você e para a pessoa a quem você delegou e ainda outras que são visíveis para você e para a equipe que tem acesso ao card ao qual ela está vinculada.

Para entender como funciona a privacidade das tarefas é importante entender que as tarefas podem ser vinculadas a um card ou criadas rapidamente no seu painel sem vínculo a nenhum card.

Veja como funciona a privacidade das tarefas que não estão vinculadas a nenhum card:

Tarefas criadas por mim, em que eu sou responsável, sem vínculo a nenhum card: São visíveis apenas por mim.

Tarefas criadas por mim, que deleguei para outra pessoa, sem vínculo a nenhum card: São visíveis apenas por mim e pela pessoa à qual eu deleguei.

Tarefas criadas por outra pessoa, delegada à mim, sem vínculo a nenhum card: São visíveis apenas por mim e pela pessoa que delegou a tarefa para mim.

Quando uma tarefa é vinculada a um card, seja criando a tarefa diretamente no card, ou criando ela de outra forma e vinculando ela a um card, ela passa a se comportar de forma diferente. Ela deixa de ser um “patrimônio do usuário” e passa a ser um “patrimônio da organização”. Por isso a primeira grande diferença é que os usuários com perfil Administrador e Proprietário podem ter acesso a essas tarefas através do card, da tela de tarefas ou do calendário, filtrando pelo responsável pela tarefa.

As restrições de visualização e edição de uma tarefa que está vinculada a um card não está na tarefa e sim no card. Isso inclui o acesso a essa tarefa em outros lugares como o Meu Painel, ou o Calendário com os filtros específicos.

Veja mais detalhes sobre a privacidade de tarefas aqui: https://www.ummense.com/central-de-ajuda/tarefas/privacidade-das-tarefas/

Leonardo Crispilho

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