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Como importar contatos

Keli Campos

Se você já utilizava alguma outra ferramenta de gestão de equipes, gestão de projetos ou mesmo gestão de tarefas e está migrando para a Ummense, ou mesmo se você criou uma lista de todos os seus contatos em uma planilha, você não precisará digitar tudo novamente, essa migração é bem fácil de fazer.

Tipos de contato

Para começar, é importante saber a diferença entre contatos do tipo PESSOA ou do tipo EMPRESA.

Os contatos do tipo PESSOA, são essencialmente as pessoas físicas que têm alguma ligação da empresa. Podem ser clientes, potenciais clientes, fornecedores, parceiros, interessados, alunos, pessoas que baixaram um e-book, membros e muitos outros usos.

Os contatos do tipo EMPRESA são essencialmente pessoas jurídicas. Contatos do tipo EMPRESA podem ser vinculados aos cards mas não recebem notificações no feed CONECTA e nem e-mails disparados pelas automações. Contatos tipos EMPRESA podem ter contatos tipo PESSOAS vinculados afim de agrupar os dados organizando os contatos ligados àquela empresa.

Um contato do tipo PESSOA pode estar vinculado à varias EMPRESAS e um contato do tipo EMPRESA pode ter várias PESSOAS vinculadas.

Por isso sugerimos separar as listas de contatos e importá-las separadamente.

Preparando a planilha para importação

Quando falamos de cards, tarefas, usuários e contatos, para fazer a importação você vai precisar de um arquivo do tipo CSV (o próprio Excel permite salvar arquivos nesse formato).

Este arquivo pode ser gerado através da exportação de uma outra ferramenta, ou você pode criar, utilizando uma planilha do MS Excel ou do Google Sheets.

Na primeira linha coloque os títulos da coluna, para que você saiba ao que se refere as colunas, como Nome do contato, e-mail, telefone, cidade e todos os campos personalizados que você quer que os seus contatos tenham.

Se você quiser inserir na importação dados para campos personalizados, além dos padrões, você precisa criar eles antes de fazer a importação, e você pode ver como aqui.

Liste os contatos que você quer que sejam importados, uma linha por contato, e salve no formato CSV, que é um tipo de arquivo em que as colunas são separadas por vírgulas.

Importando para a Ummense

Criada a planilha, vamos à Ummense! Acesse a agenda de contatos, clicando em

, no menu lateral, e, nos 3 pontinhos

, na parte superior direita, escolha a opção

Clique no campo, e abrirá a opção de escolher um arquivo do seu computador para fazer o upload.

Organizando os dados

A próxima etapa é o momento de atribuir cada uma das colunas da sua planilha à um campo na Ummense.

A modal dará a lista de todos os campos personalizados do tipo contato PESSOA ou EMPRESA que existem criados na sua organização, e você não precisa preencher todos. Preencha apenas os que sua planilha tem dados, escolhendo qual é a coluna que corresponde àquele campo, e deixe os outros em branco.

Feita a atribuição das colunas aos campos, clique em

Conclusão da importação

Feito isso, aparecerá no canto da sua tela a informação do status da importação. Isso pode demorar, se a sua lista for muito grande.

Quando concluir, aparecerá a mensagem informando que a importação terminou e a quantidade de contatos que foram importados. Se houverem linhas que não foram importadas por alguma inconsistência na planilha, isso será mostrado ali também.

Como criar vínculos aos contatos importados

Ainda falta um passo. Vincular os contatos importados aos seu cards ou mesmo vincular os contatos do tipo PESSOA aos contatos do tipo EMPRESA, atribuir responsável ou tags. Por se tratar de vínculos e não de informação, estes itens não podem ser importados junto com os contatos. Mas você pode fazer isso utilizando as ações em massa.

Veja como fazer isso aqui

Keli Campos

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