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O que são Tags na Ummense?

Se você precisa destacar, categorizar, segmentar e até priorizar algo na Ummense, as tags vão te ajudar. Além de dar cor e vida para os cards, tarefas, contatos e arquivos, as tags são as “etiquetas” que identificam e facilitam encontrar o que estaria perdido em uma lista enorme.

Nesse artigo você vai ver os tipos de tags, como criar, como gerenciar e algumas boas práticas interessantes, que vão ajudar até no monitoramento do desempenho das suas equipes.

Tipos de tags

Para que tudo fique organizado, cada tipo de tag tem uma tabela diferente, ou seja, não é possível utilizar uma tag criada para cards em contatos e vice-versa. Veja os tipos de tags que tem na Ummense:

Tags de Cards & Tarefas
Tags de contatos Pessoas
Tags de contatos Empresas
Tags de Arquivos
Tags de Eventos

Como criar tags

A forma mais fácil de criar tags é fazer isso no momento em que precisar delas. Isso funciona em cards, na modal de tarefas, em contatos, na modal de edição dos arquivos e na modal dos eventos. Ou seja, vá diretamente ao local de inserir a tag e digite diretamente ou clique no ícone do "mais" para abrir o campo para digitar.

Digite o nome da tag que você quer utilizar, e veja se já não tem alguma parecida que possa ser utilizada. Se já tiver alguma tag criada que resolva o que você precisa, é só selecionar. Se ainda não tiver uma tag que atenda o que você precisa, aparecerá a opção de criar a tag, e digitando a tecla “enter” ou selecionando a opção, a tag será criada, na cor padrão.

Se você clicar novamente sobre a tag, você poderá editar ou escolher a cor.

Tela de gerenciamento de tags

Você pode editar as tags em qualquer lugar que ela é utilizada, porém, se você quiser ver todas as tags da sua organização, para organizar as cores, padronizar os nomes e ver como elas estão sendo utilizadas, acesse a tela de gerenciamento de tags. Que fica na área de ‘Ferramentas” das configurações do ambiente de trabalho (Acesse pelo menu da logo da organização).

Boas práticas no uso de tags

1 – Cores

As cores das tags ajudam a identificar visualmente, principalmente os cards nos fluxos ou na lista de tarefas. Procure utilizar cores mais chamativas para destacar os pontos de mais atenção, criando tags como “Prioridade”, “Urgente”, “Atrasado”, “Importante”… de forma que ao abrir o fluxo, estes cards saltem aos olhos e chamem a atenção.

O verde dá a sensação de “Realizado”, “Conferido”, “Publicado”, “Autorizado”, ajudando a identificar cards que tenham alguma etapa importante vencida.

As cores intermediarias ajudam a segmentar setores, tipos de clientes, assuntos, conteúdos e etapas. Essas cores chamam menos a atenção, mas ajudam a segmentar o que você quiser utilizando os filtros.

Cada empresa costuma encontrar o seu padrão, e é bem fácil mudar depois, não se preocupe em fazer um grande planejamento de cores de tags.

2 – Tags para facilitar os filtros

Os fluxos, as listas de cards, de contatos e do U-drive, e as estatísticas dos fluxos possuem filtros, que podem utilizar as tags para segmentar aquilo que você quer ver. Se você costuma querer ver informações ou cards de uma determinada equipe, de um squad, de um tipo de pedido específico, de um tipo de produto… utilize as tags para facilitar, para que você possa filtrar e encontrar rapidamente o que procura.

3 – Tags como categorias do U-drive

O U-drive é o espaço de armazenamento de arquivos da sua empresa na Ummense. É o lugar para gerenciar os arquivos, deixando eles vinculados aos cards, os fluxos, colunas ou contatos. As “pastas” no U-drive são na realidade vínculos, e um mesmo arquivo pode estar em um ou mais cards, um ou mais contatos, um ou mais fluxos e ainda ser acessado diretamente pela área do U-drive, e lá eles ficam organizados por tags, que são as categorias do arquivo. Um arquivo pode ter mais de uma categoria ficando, dessa forma em duas “pastas” ao mesmo tempo sem ter que duplicar os arquivos.

Veja mais informações no menu de tags da Central de Ajuda

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