Quando acontecem mudanças na empresa é necessário fazer alterações nos usuários da organização na Ummense. Existem três ações diferentes que você pode utilizar, de acordo com a sua necessidade. É importante entender cada uma delas para evitar problemas.
Ao bloquear um usuário você está simplesmente impedindo que ele faça login na ferramenta. Essa ação é indicada para quando um colaborador está de férias e a organização não quer que ele acesse a ferramenta para evitar problemas trabalhistas.
Quando um usuário está bloqueado, outros usuários podem continuar delegando tarefas, e incluindo este usuário em equipes de cards e fluxos normalmente. Se o usuário tentar acessar a Ummense aparecerá uma mensagem para ele informando do bloqueio.
O usuário bloqueado continua sendo considerado como um usuário ativo na organização, para fins de assinatura.
A inativação de um usuário é indicada quando o colaborador saiu da empresa ou não precisa mais utilizar a Ummense, mas ainda é importante para a organização manter a informação do histórico, o que ele fez ou comentou nos cards e tarefas. É a base de conhecimento da empresa.
Os usuários inativos não são considerados como usuários da organização, para fins de assinatura. Então antes de contratar novos usuários para seu plano vale olhar sua lista de usuários para ver se tem alguém lá que não esteja mais na empresa e possa ser inativado.
Quando um usuário é inativado, seu endereço de e-mail ainda permanece vinculado à esta organização e pode ser reativado a qualquer momento se desejar. Por este motivo não é possível adicionar como usuário em outra organização utilizando o mesmo endereço de e-mail. Veja mais sobre este tema aqui.
A exclusão do usuário é uma ação mais drástica. Precisa ter certeza do que está fazendo, pois inclusive o histórico do que o usuário fez ou comentou dentro da Ummense não poderá mais ser identificado. É recomendável só excluir usuários quando foi cadastrado alguém por engano, ou para testar algo, e seu histórico não é relevante para a organização, ou quando ele já foi inativado há muito tempo, e não é importante para a organização resgatar as informações dele. Fora estes casos é recomendável manter os usuários que saíram como inativos.
Quando um usuário é excluído da organização, seu endereço de e-mail fica disponível para ser cadastrado como novo usuário de outra organização.
Para bloquear um usuário, acesse a o menu do seu ambiente de trabalho (clicando sobre o logo da organização, no canto superior esquerdo) e clique na opção Gerenciar de usuários.
Clique no usuário que deseja bloquear para abrir a modal de edição.
Clique em
para bloquear o usuário
Abrirá uma modal de confirmação com as informações para confirmar a ação de bloqueio, se estiver tudo ok é só clicar em
Na lista de usuários, este usuário será destacado com uma cor diferente dos usuário ativos.
Para desbloquear o usuário é só abrir a modal do usuário e clicar em
novamente.
Para inativar um usuário, acesse a o menu do seu ambiente de trabalho (clicando sobre o logo da organização, no canto superior esquerdo) e clique na opção Gerenciar de usuários.
Clique no usuário que você quer bloquear para abrir a modal de edição.
Clique em
para inativar o usuário
Abrirá uma modal de confirmação com as informações para confirmar a ação de inativação. Por questões de segurança, para executar essa ação será necessário inserir sua senha de usuário. Após inserir a senha, clique em
Na lista de usuários, no canto superior esquerdo, selecione INATIVOS. Será exibido todos os usuários inativos no momento.
Se você quiser, poderá reativar o usuário para que ele tenha novamente acesso à Ummense, mas os cards, tarefas e fluxos aos quais ele havia sido atribuído anteriormente não serão vinculados novamente. Esta ação terá que ser feita manualmente. Utilize as ações em massa se for o caso.
Para reativar um usuário é só selecionar o usuário e clicar em
. Após essa ação é só confirmar que deseja reativar o usuário.
Para excluir um usuário definitivamente, por questões de segurança e preservação do histórico da organização, você deverá primeiro inativar o usuário (veja acima como fazer isso).
Abra a lista de usuários inativos e selecione o usuário que deseja excluir. Quando o usuário já estiver inativado aparecerá a opção de excluir definitivamente na modal do usuário. Escolha esta opção, digite a sua senha na modal e clique em
.
Lembre-se que as ações do usuário não mais poderão ser identificadas e esta ação não poderá ser desfeita.
Central de ajuda – Quais são os perfis de acesso de usuários na Ummense
Central de ajuda – Como contratar novos usuários
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