Se você está iniciando na Ummense e quer facilitar o trabalho de cadastro dos usuários da sua organização, fique tranquilo, você pode importar uma lista de usuários de uma planilha essa migração é bem fácil de fazer.
Para realizar a importação de vários usuários simultaneamente, você precisa ter esta disponibilidade em seu plano contratado. Na sua página de gestão de usuários, (que você acessa através do menu de configurações (menu da logo) e em seguida selecionando a opção “gerenciar usuários”), você tem a informação de quantos usuários já cadastrados tem na sua organização e quantos usuários contratados.
Se a quantidade de usuários que você pretende cadastrar com esta importação é maior do que a diferença, você precisará primeiro fazer o ajuste no seu plano, contratando mais usuários. Veja como fazer isso aqui. Ao clicar no
ao lado da quantidade de usuários abrirá a opção de fazer a contratação.
Quando falamos de cards, tarefas, usuários e contatos, para fazer a importação você vai precisar de um arquivo do tipo CSV.
Este arquivo pode ser gerado através da exportação de uma outra ferramenta, ou você pode criar, utilizando uma planilha do MS Excel ou do Google Sheets.
Na primeira linha coloque os títulos da coluna, para que você saiba ao que se refere as colunas, como Nome, Sobrenome, Cargo, E-mail e telefone do usuário.
Liste os usuários que você quer que sejam importados, uma linha por card, e salve no formato CSV, que é um tipo de arquivo em que as colunas são separadas por vírgulas.
Criada a planilha, vamos à Ummense! Acesse a tela de usuários da organização, no menu do ambiente de trabalho (clicando sobre o logo da organização) acesse a opção Gerenciar Usuários e, nos 3 pontinhos
, na parte superior direita, escolha a opção
Clique no campo, e abrirá a opção de escolher um arquivo do seu computador para fazer o upload.
A próxima etapa é o momento de atribuir cada uma das colunas da sua planilha à um campo na Ummense.
A modal dará a lista de todos os campos de usuários, e você não precisa preencher todos. Preencha apenas os que sua planilha tem dados, escolhendo qual é a coluna que corresponde àquele campo, e deixe os outros em branco. Mas o campo Nome e o campo E-mail são obrigatórios para que a importação seja realizada com sucesso.
Feita a atribuição das colunas aos campos, clique em
Feito isso, aparecerá no canto da sua tela a informação do status da importação. Isso pode demorar, se a sua lista for muito grande.
Quando concluir, aparecerá a mensagem informando que a importação terminou e a quantidade de usuários que foram importados. Se houverem linhas que não foram importadas por alguma inconsistência na planilha (ou e-mails que já estão sendo utilizados), isso será mostrado ali também.
A importação envia convites para os usuários, como se fossem cadastrados manualmente, por isso eles ficarão como aguardando a confirmação.
Ao enviar o convite, os usuários recebem um e-mail com um link para fazer parte da organização, e podem, por lá configurar os dados e criar uma senha para acessar a Ummense. (Caso a pessoa não encontre o e-mail diga para procurar na caixa de spam).
Mesmo antes de os usuários aceitarem o convite, você já pode delegar tarefas, inserir como líder ou equipe no card e fluxos e todos as outras atribuições de usuários. Assim, quando a pessoa entrar na Ummense já terá parte de seu trabalho organizado.
Engajar sua equipe na utilização da Ummense é essencial para que a ferramenta traga os benefícios que sua empresa busca. Para te ajudar nessa jornada, preparamos um passo-a-passo com 3 vídeos para facilitar a parte mais fundamental da implementação. Veja aqui: https://www.ummense.com/engajar-equipe/
Central de ajuda: Quais são os perfis de acesso de usuários na Ummense?
Conecte-se ao nosso consultor especializado e receba orientações para alcançar seus objetivos. Nossa equipe de consultores de processo à disposição.
