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Automações nas colunas

Keli Campos

As automações são ações que você pode programar sem ter nenhum conhecimento de programação. Você escolhe o que quer que aconteça, quando deve acontecer, e informa como deve ser. Com o preenchimento de poucos campos o seu robô está programado e ativo, pronto para a ação!

As automações têm o benefício de não esquecer de dar o recado, não cansar da rotina e não faltar o trabalho.

O que você pode fazer com as automações?

A lista de possibilidades de automações está crescendo constantemente. Estas automações são inseridas nas colunas do fluxo e são acionadas no momento em que o card entra na coluna, aguardando o período configurado para serem executadas. Conheça a lista das automações disponíveis na Ummense:

Vincular a um novo fluxo – Vincula o card a um outro fluxo além do que ele está atualmente. Se o card já está vinculado ao fluxo em outra coluna da configurada na automação a posição dele no fluxo não será atualizada com esta automação.
Desvincular do fluxo atual – Desvincula o card do fluxo em que a automação está sendo executada
Atualizar posição no fluxo – Altera a coluna do card no fluxo atual ou em outro fluxo. É executada somente se o card está no fluxo que deve ser atualizado.
Criar card filho – Cria um novo card, vinculado com o card atual, com algumas características e informações do card pai.
Alterar o status do card – Muda o status do card.
Inserir tags – Insere uma ou mais tags escolhidas no card.
Remover tags – Remove uma ou mais tags do card.
Inserir tarefas– Insere tarefas no card, com descrição, responsável (usuário ou líder do card) e prazos escolhidos.
Inserir grupo de tarefas – Insere um grupo de tarefas pré-configurado no card.
Inserir ou preencher campo – Insere um campo personalizado no card e/ou preenche esse campo com um valor pré-determinado.
Definir líder do card – Insere um usuário como líder do card e envia uma notificação informando o usuário.
Adicionar equipe no card – Adiciona usuários da organização como equipe do card e envia uma notificação informando o usuário.
Inserir anotação no feed – Publica uma mensagem automática através do feed do CONECTA para os contatos do card (clientes, colaboradores, parceiros).
Disparo de e-mails – Dispara uma mensagem automática por e-mail para os contatos do card (clientes, colaboradores, parceiros).
Alterar a privacidade do card – Torna público ou torna secreto todos os cards que passarem pela coluna
Sinalizar cards com marcos para hoje – Destaca os cards com a cor verde quando neles houver um marco com data para hoje.
Sinalizar cards com marcos atrasados – Destaca os cards com a cor vermelha quando neles houver um marco com data atrasada que não houver sido marcado como concluído.
Sinalizar tempo excedido na coluna – Destaca os cards com uma cor específica a sua escolha quando já estão na coluna há mais tempo do que foi determinado.
Sinalizar tempo sem interação – Destaca os cards com uma cor específica a sua escolha quando estiverem há mais tempo do que foi determinado sem que ninguém tenha uma ação.

Como criar uma automação

Criar uma automação é muito simples. Escolha o fluxo e a coluna na qual quer que a automação seja aplicada. Clique em

para abrir a área de edição da coluna. Nesta área você tem a opção de editar as configurações da coluna. Na aba de “Automações” clique em

para criar uma nova automação. Escolha a automação e siga o passo a passo que aparecerá na tela. Você pode ver mais detalhes da configuração de cada uma das automações no menu de automações da central de ajuda.

Tempo de espera para executar

Você pode configurar um tempo de espera para executar as automações. Por padrão, elas vêm com o prazo mínimo de um minuto. Isso para possibilitar o arrependimento e a correção rápida de erros, para o caso de você ter colocado o card na coluna errada e percebeu imediatamente, por exemplo.

Ao configurar uma automação, você faz o “Agendamento da automação” e diz após quanto tempo ou deverá ser executada. Esta automação só será executada se o card ainda estiver na coluna naquele momento.

Configuração Condicional

Você pode configurar condições para a execução da automação, dizendo, por exemplo: Só dispare esse e-mail para o cliente se o card tiver a tag “Contrato Assinado”. Saiba mais sobre condicionais aqui.

Como ativar / desativar uma automação?

As automações têm uma “chave” que liga ou desliga as automações. Se você está configurando uma automação de disparo de e-mail, mas ainda quer pensar melhor no texto, salve ela e deixe a chave como desligada, assim ela não será executada para os cards que entrarem na coluna. Quando estiver OK, é só ativar.

Como ver se uma coluna tem automações configuradas?

Ao lado do nome da coluna aparece esse ícone

quando a coluna possui automações. Assim fica fácil de identificar. Para ver quais são as automações que estão configuradas na coluna, clique no robô e abrirá as configurações da coluna, lá estão exibidas as automações existentes na coluna e a possibilidade de edição, ativação ou desativação da automação.

Cancelei o plano PRO, o que acontece com minhas automações?

Se o seu plano PRO for cancelado, as automações configuradas serão automaticamente desativadas. Nenhuma será excluída ou desconfigurada, mas elas deixarão de funcionar. Quando sua organização voltar a contratar o plano PRO, poderá reativar (manualmente) todas as automações configuradas.

Instalei um modelo de fluxo com automações mas estou no plano FREE

As automações dos fluxos modelo ou dos fluxos importados de outras organizações serão instaladas normalmente para as organizações do plano FREE, porém virão desativadas, e para ativar é necessário contratar um plano PRO.

Keli Campos

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