Você é uma daquelas pessoas que consegue resolver todas as suas tarefas diárias ou é daquelas que se compromete e não consegue cumpri-las por falta de tempo?
O grande problema de não conseguir cumprir as atividades está na maneira como é feita a sua administração do tempo e, muitas vezes, pode ser pela falta de organização no seu dia. Às vezes, precisamos ser um pouco mais metódicos, assertivos, e saber gerenciar tudo com eficácia. A princípio, quando falamos de gestão de tempo, a gestão de tarefas está englobada, por isso ela se torna um tema tão importante.
E é por isso que preparamos 7 dicas para você gerenciar suas tarefas com eficiência!
Este artigo explora como melhorar a gestão do tempo e aumentar a produtividade no ambiente de trabalho. A partir de técnicas como a Matriz de Eisenhower, o Princípio de Pareto (80/20), e o Método Pomodoro, é possível organizar melhor as tarefas, aumentar o foco e manter a saúde mental no trabalho. Também são abordadas práticas como ser proativo, evitar multitarefas e saber quando dizer "não", além da importância de delegar e automatizar processos para otimizar o tempo e alcançar resultados.
A organização do tempo e das tarefas começa com a identificação do que é mais importante. Comece o dia, a semana ou o mês se organizando. O primeiro passo é planejar suas atividades de uma maneira geral, distribuindo as tarefas para que você foque no que deve ser desenvolvido primeiro.
Para garantir que você está priorizando as tarefas certas, é essencial ter um método que ajude a classificar e organizar suas atividades de maneira eficiente. Uma das maneiras mais eficazes de fazer isso é utilizando a Matriz de Eisenhower, que divide as tarefas em quatro quadrantes:
Para implementar essa metodologia na sua rotina, comece o dia ou a semana reservando um tempo para organizar suas atividades. Avalie cada tarefa e classifique-a com base em sua importância e urgência. Ao dividir suas tarefas dessa maneira, você evita cair na armadilha de trabalhar no que é urgente, mas não necessariamente importante.
Ao estabelecer prazos realistas para as tarefas importantes e urgentes, você se organiza de forma que maximiza seu desempenho e cria espaço para atender às demandas mais impactantes sem perder o foco no que realmente importa.
Além da Matriz de Eisenhower, é possível alinhá-la com outro conceito: o Princípio de Pareto, também conhecido como a regra do 80/20, é um conceito poderoso que pode transformar a maneira como você organiza suas tarefas e prioriza seu tempo. De acordo com esse princípio, 80% dos resultados vêm de 20% das ações ou esforços que você aplica. Ou seja, não importa o quão ocupado você esteja, uma parte significativa dos resultados que você alcança vem de um número limitado de atividades.
Ao usar a regra do 80/20, o objetivo é identificar as tarefas e atividades que realmente geram resultados significativos para o seu trabalho e, em seguida, dedicar mais tempo e esforço a essas atividades de alto impacto, enquanto delega ou minimiza tarefas de baixo impacto.
Dedique blocos de tempo maiores ou os períodos mais produtivos do seu dia para as atividades que fazem a diferença e o tempo de menor produtividade pode ser usado para as tarefas de baixo impacto. Se for possível, delegue as tarefas de baixo impacto para outros membros da equipe. Aplique a regra regularmente, revisando suas tarefas e ajustando o foco conforme os resultados. Se você perceber que está gastando muito tempo em tarefas de baixo impacto, faça ajustes no planejamento.
É importante compreender que ser produtivo e não reativo significa agir de maneira intencional e planejada, em outras palavras, decidir o que vai fazer do seu dia ou da sua semana, ao invés de reagir às situações à medida que elas surgem. A proatividade exige antecipação e controle, o que ajuda a alcançar os objetivos de forma mais eficiente. Ao planejar suas tarefas com antecedência, você define o que será feito e quando será feito, sem depender das urgências do momento.
Quando você se torna reativo, respondendo a cada demanda de última hora ou permitindo que as tarefas se acumulem sem planejamento, a sensação de estar "ocupado" sem resultados concretos cresce. Isso pode levar ao estresse e falta de foco.
Realizar as tarefas com base nas decisões tomadas a partir do planejamento, você terá mais controle sobre suas atividades e consequentemente aumentará sua produtividade e a de sua equipe, o que irá ajudar a alcançar o seu objetivo ainda mais rápido. Use a plataforma da Ummense a seu favor!
Embora muitas pessoas se orgulhem de realizar várias tarefas ao mesmo tempo, nosso cérebro não foi projetado para multitarefa, especialmente quando essas tarefas exigem concentração ou raciocínio. Quando tentamos fazer duas coisas que exigem foco, acabamos dividindo nossa atenção e fazendo com que ambas as tarefas sejam feitas de maneira inferior. Isso resulta em erros e atrasos.
A liderança não se resume a apenas administrar sua própria agenda, mas sim a ajudar sua equipe a ter sucesso. Isso significa apoiar os outros em suas tarefas, garantir que eles tenham o que precisam para seguir adiante, e não deixá-los paralisados por falta de apoio.
Se você é um líder, sua missão é ajudar sua equipe a atingir seus objetivos, não apenas os seus. Isso cria uma cultura de colaboração e suporte, onde cada membro da equipe sabe que pode contar com os outros para alcançar o sucesso coletivo.
Antes de prosseguir com suas próprias tarefas, ajude seus colegas a completarem as deles. Isso mantém o fluxo de trabalho em movimento e evita que alguém fique preso. Priorize o sucesso da equipe, ajudando a resolver problemas para que os outros possam continuar seu trabalho sem obstáculos. Cuide para que quando ocorrer o replanejamento das atividades as tarefas não se atrapalhem.
Essa atitude de servir aos outros fortalece a equipe e cria um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo.
Muitas vezes, a dificuldade em dizer não resulta em sobrecarregar-se de responsabilidades e perder o foco. É comum sentir que dizer "sim" para tudo vai agradar aos outros ou trazer mais oportunidades. No entanto, ao fazer isso, você acaba comprometendo suas prioridades atuais e deixando suas tarefas incompletas.
Quando alguém solicitar seu tempo, avalie se isso realmente contribui para seus objetivos atuais. Se não, diga não de forma firme, mas educada, estabelecendo limites claros. Seja claro sobre quando você está disponível para outras demandas e quando está focado em uma tarefa específica. Dizer não não é ser rude ou egoísta, mas é preservar sua produtividade e o foco no que realmente importa para o seu sucesso.
Essas dicas vão ajudar você a se tornar mais eficiente, organizado e a preservar sua saúde mental no trabalho.
A Técnica do Pomodoro é uma abordagem simples, mas extremamente eficaz, de gestão de tempo, desenvolvida por Francesco Cirillo nos anos 1980. Ela se baseia na ideia de dividir o trabalho em ciclos curtos de foco intenso seguidos de pausas rápidas. O objetivo é manter a concentração e evitar o cansaço mental excessivo, promovendo um desempenho mais consistente e produtivo ao longo do dia.
O conceito do Pomodoro é: trabalhe por 25 minutos focados, sem interrupções, e depois faça uma pausa de 5 minutos. Esse ciclo de trabalho e descanso é repetido várias vezes ao longo do dia. Após quatro ciclos, ou seja, depois de cerca de 2 horas de trabalho, você faz uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos, para recarregar as energias.
Ao saber que você só precisa se concentrar por 25 minutos, o foco tende a ser mais intenso e produtivo. Você elimina distrações externas e se dedica plenamente ao que está fazendo. Dividir o trabalho em ciclos reduz o risco de se sentir sobrecarregado ou exausto. As pausas frequentes permitem que o cérebro descanse, mantendo sua produtividade estável durante o dia.
Antes de começar, faça uma lista do que você precisa realizar e divida as atividades em blocos de trabalho de 25 minutos. Se a tarefa for grande, divida-a em sub-tarefas que possam ser concluídas dentro desse período. Durante os 25 minutos de trabalho, evite qualquer tipo de interrupção. Desligue notificações, mantenha o celular longe e foque apenas na tarefa que está em mãos.
As pausas são tão importantes quanto os ciclos de trabalho. Use os 5 minutos para se alongar, tomar água ou fazer uma pequena caminhada. Isso ajuda a recarregar as energias e mantém o cérebro em bom funcionamento.
No fim das contas, o Pomodoro ensina que a produtividade não é sobre trabalhar mais horas, mas sim sobre trabalhar com mais foco, eficiência e inteligência.
"Afiar o machado" é uma das expressões usadas por Stephen R. Covey, no seu livro "7 hábitos de pessoas altamente eficazes", e significa preservar o seu bem mais precioso: você! Cuidar de si e se manter com um espírito equilibrado é como se fosse afiar um machado. Quando você precisar estará pronto para os desafios. Afinal, machados afiados cortam melhor, sem exigir grandes esforços.
Existem algunsa passos que podem melhorar e acelerar o processo de produção e a Ummense pode te auxiliar, por exemplo, nos cards e nas atividades:
Delegar tarefas: sempre deixe descrições, arquivos e explique o necessário para que você ou outra pessoa trabalhe melhor e realize a atividade necessária. Uma dica para ser realmente proativo é saber o momento de informar o outro que chegou o momento dele dar continuidade a uma tarefa.
Automatizar processo: as automações ajudam a diminuir o fluxo de atividades rotineiras, como por exemplo: criar outro card para dar continuidade a uma tarefa concluída, quando a finalização da atividade acontecer, outro card para continuidade já será criado, gerando mais produtividade e melhorando o gerenciamento das tarefas.
Essas dicas vão ajudar você a se tornar mais eficiente, organizado e a preservar sua saúde mental no trabalho. A chave para um ambiente de trabalho bem-sucedido é saber como gerenciar seu tempo de maneira equilibrada e focada, sempre priorizando o que realmente traz valor.
Conheça os diferenciais da plataforma e descubra maneiras práticas para organizar e agilizar o trabalho de toda a equipe.
