A busca por eficiência e organização é constante, e uma das melhores maneiras de alcançar esses objetivos é por meio da criação de um playbook – um conjunto de processos e melhores práticas que servem como guia para a execução de tarefas dentro de uma empresa. No entanto, muitos ainda têm dúvidas sobre como começar, o que incluir e como garantir que o playbook seja efetivo.
Neste artigo, vamos explicar o conceito de playbook, os benefícios que ele traz para a sua organização, as melhores práticas para sua criação e, por fim, como você pode implementá-lo de maneira prática usando a plataforma Ummense. Se você está buscando otimizar os processos da sua empresa e aumentar a produtividade da sua equipe, esse conteúdo é para você!
Este artigo explica o conceito de "playbook", seus benefícios para as empresas, boas práticas de criação e como implementá-lo de maneira eficiente na plataforma Ummense. O playbook ajuda a organizar tarefas, aumentar a produtividade e garantir consistência nas operações, tornando a gestão de processos mais eficiente. Ao seguir as etapas, os colaboradores se tornam mais alinhados e a integração de novos membros é facilitada.
Originalmente do universo esportivo (especialmente futebol americano e basquete), um playbook é definido como um "plano de jogo" ou o conjunto de jogadas que uma equipe treina e utiliza durante uma partida. Ele detalha jogadas que devem ser repetidas e em quais situações devem ser utilizadas.
No mundo corporativo, o conceito é adaptado para ser uma ferramenta que centraliza todas as informações necessárias para desempenhar seu papel dentro de uma empresa. O mundo corporativo, assim como o esportivo, é muito competitivo. Para se destacar, é extremamente importante que as equipes estejam bem treinadas e conheçam o plano de atuação da empresa. O playbook surge como uma solução para essa necessidade, ele é em essência, "o livro que ensina como jogar o jogo da empresa". Pode ser apresentado como um documento, um repositório de informações ou através de ferramentas de gestão que servem justamente para organizar e disponibilizar estas informações aos colaboradores".
Um playbook é mais do que um simples manual de processos. Ele é um conjunto documentado de procedimentos, políticas e boas práticas que guiam sua equipe em tarefas específicas. Em vez de cada colaborador ter que reinventar a roda ou gastar tempo com incertezas, o playbook serve como uma referência clara sobre como as atividades devem ser realizadas.
Embora a prática de utilizar playbooks seja muito difundida na área comercial, ele pode ser benéfico para empresa como tudo. Por exemplo, um playbook pode incluir etapas detalhadas de como realizar o onboarding de novos colaboradores, ou como lidar com o processo de aprovação de orçamentos.
Ter um playbook bem estruturado garante que todos os membros da equipe saibam exatamente o que fazer, como fazer e quando fazer. Isso aumenta a consistência das entregas e evita mal-entendidos ou falhas na execução das tarefas. Você evita perder tempo reinventando os processos a cada tarefa nova. Todos os procedimentos já estão definidos, economizando horas de trabalho e permitindo que sua equipe se concentre no que realmente importa: entregar resultados.
Um playbook facilita a integração de novos membros à equipe. Quando um novo colaborador entra, ele pode acessar o playbook para entender rapidamente como realizar suas tarefas e quais são as expectativas da empresa. Com todos os passos bem definidos e documentados, a margem para erros é significativamente reduzida. Isso resulta em uma execução mais eficiente e no cumprimento dos objetivos com mais precisão.
Ao organizar o fluxo de trabalho e minimizar retrabalhos, o playbook ajuda a aumentar a produtividade da equipe, pois todos sabem o que fazer sem perder tempo tentando descobrir como realizar uma tarefa.
Mas para garantir que o playbook seja eficiente na sua empresa ou seto, é necessário se atentar a algumas boas práticas:
Cada processo e procedimento dentro do playbook deve ser documentado de forma clara e objetiva. Evite jargões complexos ou linguagem vaga que possa gerar confusão. Use exemplos e descreva o passo a passo de forma simples para que todos possam entender facilmente.
Utilize exemplos práticos que mostram como cada procedimento deve ser realizado na prática. Isso ajuda os colaboradores a visualizar como aplicar as etapas do playbook no dia a dia.
Envolver a equipe na criação do playbook é fundamental. Afinal, são eles que estão no campo de batalha e sabem quais processos funcionam e quais precisam ser melhorados. Ao colaborar no desenvolvimento, eles também se sentem mais responsáveis pela implementação.
Cada tarefa e processo descrito no playbook deve ter responsabilidades e prazos bem definidos. Isso assegura que todos saibam o que se espera deles e quando as atividades devem ser concluídas.
O playbook deve ser um documento dinâmico. À medida que os processos mudam ou novas melhores práticas surgem, é essencial atualizá-lo para refletir essas mudanças.
Depois de entender o que é um playbook e como ele pode transformar a forma como sua equipe trabalha, é hora de colocá-lo em prática. Nossa plataforma oferece todas as ferramentas necessárias para organizar processos, definir responsabilidades e otimizar a execução de tarefas. Criar um playbook na Ummense é simples e intuitivo. Aqui estão os passos para começar:
Na Ummense você pode criar um fluxo específico para ser o Playbook de algum setor da sua empresa (ou de todos), separando por colunas cada categoria de documentação.
Exemplo: Se você está criando um playbook para o marketing, uma coluna tem documentado como funciona cada um dos fluxos de processos deste setor e suas automações, outra coluna informa sobre cada ferramenta que é usada pela equipe, com logins e como utilizar cada software, outra coluna para falar sobre a marca, branding e valores, entre outras opções.
Cada card pode conter detalhes sobre quem é responsável por determinado processo, quais são as etapas a serem seguidas, quais as automações já existentes, etc.
Exemplo: Se você está criando um playbook para o onboarding de novos colaboradores, cada card pode representar uma etapa do processo, como envio de documentos, integração à equipe, treinamento e avaliações.
Dentro de cada card, você pode adicionar campos personalizados com outras informações adicionais, bem como links para recursos adicionais.
Após implementar o playbook, é importante avaliar constantemente seu desempenho. Veja se as tarefas estão sendo realizadas dentro dos prazos estabelecidos, se as automações criadas estão funcionando como deveriam e se os objetivos estão sendo atingidos.
Colete feedback da equipe sobre a eficácia do playbook. Quais partes funcionaram bem? Quais precisaram de ajustes? O feedback contínuo garante que o playbook esteja sempre melhorando e evoluindo. Baseado nisso e nos resultados observados, faça ajustes e melhorias no playbook para garantir que ele continue alinhado com os objetivos da empresa e as necessidades da equipe.
Ter um playbook bem estruturado é fundamental para garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados e saibam exatamente o que fazer, quando fazer e como fazer. Na Ummense, você pode criar e personalizar seu, dentro da plataforma, otimizando processos e aumentando a produtividade da sua equipe.
Se você ainda não tem um playbook, comece hoje mesmo e veja como ele pode transformar a maneira como sua equipe trabalha, alcançando melhores resultados com mais eficiência!
Conheça os diferenciais da plataforma e descubra maneiras práticas para organizar e agilizar o trabalho de toda a equipe.
