Recentemente, ouvi de um gestor dizer: “Me recomendaram uma ferramenta só porque várias agências usam… então deve ser a melhor.”
Quando ele conheceu a Ummense, a reação foi imediata: “Como pode ser tão mais simples, mais leve e mais organizada do que aquilo que me disseram ser o padrão?”
E é exatamente aqui que a “metáfora do BlackBerry” entra em ação, a popularidade não define qualidade; complexidade não define eficiência.
A pergunta que fica para abrir este artigo é simples: será que as ferramentas mais populares do mercado são realmente as melhores, ou apenas as mais antigas?
Muitas agências acreditam que usar a ferramenta mais popular significa usar a melhor solução, mas isso raramente é verdade. Assim como o BlackBerry representava complexidade disfarçada de profissionalismo, muitas plataformas antigas criam ruído, retrabalho e burocracia, mesmo sendo amplamente usadas.
O artigo mostra como o mercado está repetindo o mesmo erro: defender ferramentas ultrapassadas apenas porque são conhecidas. Na prática, falta simplicidade, integração e fluidez. Ferramentas modernas, como a Ummense, entregam justamente isso, centralização, comunicação clara, automações e visibilidade real para a agência e para o cliente.
Antes do iPhone existir, se você perguntasse para qualquer pessoa: “Você gosta de ter um monte de botões no seu celular?”, a resposta era quase sempre a mesma:
“Claro! É completo, é profissional, é do jeito certo.”
Era o auge da tecnologia da época. O BlackBerry representava controle, robustez e uma sensação de “ferramenta séria”. E ninguém via problema nisso, porque era o que existia, o que todo mundo usava, o que já parecia bom o suficiente.
Steve Jobs costumava dizer que não adiantava perguntar ao usuário o que ele quer… porque ele, muitas vezes, só pede uma versão melhor do que já conhece. Não algo realmente superior. E essa frase nunca fez tanto sentido quanto faz hoje no mercado de gestão para agências.
Vejo esse padrão se repetir o tempo todo:
Tecnologias que já nascem ultrapassadas, mas seguem sendo empurradas porque “várias agências usam”.
A transição do BlackBerry para o iPhone não foi apenas uma troca de aparelhos, foi uma mudança de mentalidade. E, curiosamente, a mesma resistência que vimos no passado ainda acontece hoje dentro das agências quando o assunto é gestão.
O BlackBerry representava uma lógica antiga: quanto mais botões, mais completo. Mais opções, mais menus, mais camadas. A sensação de profissionalismo estava associada à complexidade.
E quando o iPhone apareceu com uma tela limpa, uma navegação intuitiva e uma proposta completamente oposta, a rejeição foi imediata. Era “simples demais”, “básico demais”, “não parece uma ferramenta profissional”.
Mas o que parecia simples, era justamente o que tornava a experiência superior. Essa metáfora descreve com precisão o que vivemos no mercado de ferramentas para agências.
Muitas plataformas famosas hoje são o “BlackBerry” do nosso setor:
E, assim como no passado, confundimos popularidade com qualidade. Não é raro ver consultores e gurus recomendando sistemas ultrapassados apenas porque fazem parte do repertório deles.
A questão central é que o mercado não escolhe sempre o que é melhor, escolhe o que é conhecido. E o conhecido, às vezes, está anos atrasado.
Inovação disruptiva funciona exatamente assim: primeiro causa estranhamento, depois vira referência. Steve Jobs não venceu oferecendo mais botões, venceu removendo o excesso. Ele simplificou o que parecia complexo demais para ser simples.
Esse mesmo movimento está acontecendo agora nas agências. Ferramentas modernas, como a Ummense, não ganham força porque têm milhares de funções. Elas ganham força porque entregam apenas o que faz sentido, de um jeito leve, centralizado e inteligente.
A lógica do iPhone vence porque não é sobre quantidade. É sobre clareza, integração e fluidez. E aqui está a provocação: quantas agências hoje defendem seus “BlackBerrys” internos, acreditando que a ferramenta mais complexa é a mais profissional?
A realidade é que muitas operações estão presas a sistemas que exigem mais energia do que retornam. Ferramentas que deveriam facilitar, mas só criam ruído, plataformas que parecem robustas, mas drenam produtividade. E quando finalmente experimentam algo realmente moderno, percebem que a resistência ao novo não era racional, era apenas hábito. Assim como aconteceu com os celulares.
Quando analisamos a rotina de uma agência, fica evidente que os maiores problemas não vêm da criatividade, nem do time, nem dos clientes, vêm da ferramenta errada. E, na maior parte dos casos, essa ferramenta é antiga, fragmentada e montada para uma realidade que já não existe mais.
O resultado? Caos operacional disfarçado de “processo”. Ferramentas tradicionais carregam uma herança do passado: foram construídas com a mesma lógica do BlackBerry. Uma lógica que valoriza ter muitos botões, muitos módulos, muitos caminhos, mesmo que isso torne o trabalho mais lento.
É comum encontrar agências vivendo cenários assim:
Isso sem falar na famosa sensação de “a operação está sempre apagando incêndio”.
A verdade é simples: quanto mais fragmentado é o fluxo, mais retrabalho existe. E ferramentas antigas foram feitas para um mundo onde integração não era prioridade.
O maior problema dessas plataformas é que elas criam um ambiente burocrático, o oposto do que uma agência precisa para operar bem. Os processos ficam engessados e a operação passa a girar em torno da ferramenta, e não o contrário.
É por isso que tantas equipes se sentem presas a um sistema, mesmo usando algo que é considerado “padrão de mercado”. Em contrapartida, quando uma ferramenta moderna entra na operação, a primeira sensação é quase sempre a mesma, leveza.
Leveza porque tudo começa a se conectar. Leveza porque a equipe finalmente sabe o que fazer. Leveza porque o cliente deixa de ser um “fator de estresse” e passa a ser parte do fluxo, não um cobrador externo. E é aqui que a centralização começa a fazer diferença.
Ferramentas que integram briefing, demandas, comunicação, prazos, automações e acompanhamento real tornam a operação mais previsível. E previsibilidade não é um luxo para agências, é o que determina se o time vai trabalhar no controle ou no improviso.
Uma plataforma moderna, como a Ummense, resolve exatamente o ponto que as tradicionais ignoram: visibilidade real para equipe e cliente.
Porque, vamos ser sinceros: Se o cliente precisa perguntar “e aí, como está meu material?”, algo está errado. Ele deveria ter essa resposta em dois cliques.
Esse é o primeiro passo para eliminar retrabalhos, acabar com ruídos e transformar o dia a dia da agência em algo mais leve, organizado e sustentável.
Para que uma agência opere com ritmo, qualidade e previsibilidade, a ferramenta que sustenta o fluxo não pode ser apenas “completa”. Ela precisa ser moderna, e modernidade, no contexto de gestão, significa três coisas: centralização, simplicidade e fluidez operacional.
Ferramentas antigas tentam resolver problemas adicionando mais botões, mais módulos e mais camadas. Ferramentas modernas resolvem problemas eliminando atritos.
Em uma operação saudável, nada deveria estar espalhado entre e-mail, WhatsApp, drive, planilhas e três ferramentas diferentes. Um sistema moderno precisa concentrar informações desde o primeiro contato.
No caso da Ummense, isso começa pela área de contatos, onde cada cliente tem um histórico completo: interações, demandas, arquivos, briefings, pendências, aprovações. Tudo automaticamente organizado.
Isso elimina ruídos simples que custam caro:
Quando tudo vive no mesmo lugar, a operação respira.
A ferramenta moderna não deve apenas receber tarefas, deve ajudar a estruturá-las.
Formulários personalizados são uma das bases para um fluxo claro: eles padronizam o que o cliente envia e reduzem retrabalho já na entrada.
Em vez de dezenas de mensagens soltas, o cliente preenche um formulário que alimenta automaticamente o fluxo interno. Isso substitui horas de alinhamentos e elimina interpretações erradas.
Uma agência bem gerida não depende de microgestão. Cada profissional precisa saber o que deve fazer, o que está atrasado, o que tem prioridade e o que depende de outra pessoa. É aqui que os painéis individuais entram.
Na Ummense, cada colaborador enxerga:
Isso reduz reuniões desnecessárias, alivia a liderança e distribui responsabilidade com clareza.
Se o cliente precisa mandar mensagem perguntando “como está meu material?”, o sistema falhou. A ferramenta moderna precisa dar ao cliente a mesma visibilidade que a agência tem internamente, respeitando permissões e contextos.
Na Ummense, o cliente acompanha o andamento dos trabalhos, aprova materiais, pede ajustes e registra novas solicitações em um único lugar. Ele recebe notificações automáticas por WhatsApp ou por um aplicativo White Label publicado na Google Play e App Store com a marca da própria agência.
Isso muda completamente a dinâmica da relação, clientes param de cobrar, a equipe para de buscar informações, a operação fica clara para todos, e clareza é produtividade.
Automação não é luxo, é higiene operacional. Uma ferramenta moderna precisa avisar automaticamente quando:
Isso elimina a etapa mais frágil das operações tradicionais: a dependência de atualizações manuais. Quando o sistema avisa sozinho, a equipe se concentra em produzir, não em “lembrar”.
Os fluxos de uma agência envolvem muitas reuniões, internas e externas. Por isso, a ferramenta moderna precisa integrar agendamentos ao próprio projeto. Nada de abrir outro app, copiar link, ajustar horário e torcer para sincronizar.
Além disso, perfis de acesso garantem segurança e foco, gestores veem tudo, colaboradores focam no que precisam, clientes têm acesso apenas ao que faz sentido.
Esse é um dos avanços mais importantes. Ferramentas antigas obrigam equipes a duplicar tarefas para diferentes áreas. Ferramentas modernas permitem que um único card viva em vários quadros simultaneamente, garantindo visão estratégica para gestores e visão operacional para o time, sem retrabalho.
No fim, uma ferramenta moderna para agências não é sobre “quantas funções ela tem”. É sobre como ela deixa a operação mais leve, mais clara e mais previsível, para o cliente, para a equipe e para a liderança. Quando uma plataforma resolve isso de ponta a ponta, tudo muda, do briefing ao pós-entrega, da criação à aprovação, da estratégia ao operacional.
O grande desafio das agências não é falta de ferramentas, é falta de ferramentas certas. E, principalmente, falta de coragem para abandonar aquilo que já não faz sentido. A verdade é que muitas operações hoje estão, metaforicamente, defendendo o BlackBerry. Segurando uma ferramenta complexa, pesada e fragmentada, enquanto existe um “iPhone” na mesa, que é mais simples, mais fluido, mais inteligente.
Continuamos usando soluções antigas não porque são boas, mas porque são familiares. A familiaridade é confortável, até o momento em que impede a operação de crescer.
Se a agência ainda depende de alinhamentos repetidos, atualizações manuais, dúvidas constantes do cliente ou retrabalhos inevitáveis, não é a equipe que está falhando, é o sistema que a sustenta.
A Ummense, não promete mágica. Elas entregam o que realmente importa: visibilidade, centralização, comunicação transparente e operações muito mais leves. E isso transforma completamente o dia a dia, para o time, para o gestor e para o cliente.
Por isso, deixo aqui uma provocação final:
Quantas agências continuam lutando para defender seus “botões”, quando já existe uma solução melhor, ao alcance de dois cliques?
Se essa reflexão fez sentido para você, talvez seja hora de experimentar uma abordagem mais moderna. Testar ferramentas simples, integradas e projetadas para o fluxo real de uma agência, não para o fluxo que o mercado considerava “adequado” há 10 anos.
Conheça os diferenciais da plataforma e descubra maneiras práticas para organizar e agilizar o trabalho de toda a equipe.
