O time tracking é uma ótima ferramenta que nos ajuda a responder perguntas cruciais: como eu gastei meu tempo na última semana? O que me toma mais tempo? O preço que estou cobrando dos clientes faz sentido? Quais atividades minha equipe realizou ontem?
Um time tracking bem implementado é um farol que ilumina a alocação de tempo, permitindo dimensionar o custo de cada projeto com precisão, identificar gargalos, cobrar clientes de forma justa e otimizar processos de maneira contínua. É a base para uma análise de rentabilidade que vai além do achismo. Por exemplo, em uma agência de publicidade ou um escritório de advocacia que cobra por hora, apresentar um relatório detalhado de tempo não é apenas uma formalidade, mas um pilar de transparência e confiança com o cliente. Da mesma forma, ajuda a validar se os orçamentos que você tem elaborado estão corretos ou se sua equipe está investindo muito mais tempo do que o previsto, corroendo suas margens de lucro. E é sobre isso que vamos falar nesse artigo.
Porém, o uso inadequado do time tracking pode trazer mais problemas do que soluções para sua equipe. Ele pode se transformar de um instrumento de inteligência de negócio para uma arma de microgerenciamento, minando a confiança e a moral da equipe. É por isso que, neste artigo, quero compartilhar minha visão sobre as 5 boas práticas essenciais para extrair o máximo valor dessa funcionalidade e, igualmente importante, explicar quando é melhor não utilizar o time tracking.
Se você ainda não conhece esse recurso e quer saber mais como ele funciona, o artigo abaixo vai fazer mais sentido para você. Depois volte aqui e aprenda a como implementar na sua equipe!
Time tracking é uma ferramenta poderosa para transformar tempo em inteligência de negócio, mas só funciona quando usada com propósito, clareza e confiança.
Quando bem aplicado, o time tracking deixa de ser burocracia e se torna base estratégica para decisões mais inteligentes, rentáveis e transparentes. A diferença está na cultura que sustenta a ferramenta.
Implementar uma ferramenta é a parte fácil. O verdadeiro desafio está em cultivar a cultura correta para que ela floresça. Vamos mergulhar nas práticas que separam o sucesso do fracasso no uso do time tracking.
A primeira e mais crucial prática é esta: defina os objetivos que você quer alcançar com o time tracking e comunique-os com clareza para sua equipe. Utilizar a ferramenta só por utilizar, porque parece moderno ou porque um concorrente usa, é a receita para o desastre. Sem um propósito claro, o time tracking se torna apenas mais uma tarefa chata e irritante no dia a dia.
Antes de tudo, dê um "check" nessas perguntas:
Uma vez que você, como líder, tenha essa clareza, o próximo passo é a comunicação transparente. Se a equipe sabe o 'porquê', ela entende que não se trata de vigilância, mas de um esforço conjunto para tornar a empresa mais eficiente e saudável. Explique que, com esses dados, será possível defender a necessidade de mais um membro na equipe, justificar um aumento no preço de um serviço que se provou mais complexo do que o imaginado ou simplesmente parar de aceitar projetos que dão prejuízo. Quando o time compartilha da mesma intenção, o esforço para manter os registros atualizados e corretos se torna natural. Sem isso, você terá uma equipe preenchendo dados por obrigação, o que quase nunca resulta em informação de qualidade.
Timetracking não serve para controlar pessoas. Aliás, todas as funcionalidades da Ummense foram pensadas para que as equipes trabalhem com colaboração e não com comando e controle.
Se um colaborador perceber que você está usando os registros de tempo para monitorar suas pausas, questionar cada minuto ou compará-lo de forma punitiva com colegas, o resultado será desastroso. Ele vai mentir. E ele será criativo nisso, dando 'play' em cards que não está fazendo, computando horas a mais ou a menos para se adequar a uma expectativa irreal, ou simplesmente registrando o tempo da forma mais genérica possível para evitar escrutínio. O resultado? Você não apenas terá dados falsos que levarão a decisões de negócio equivocadas, como também criará um ambiente de trabalho tóxico, baseado na desconfiança. É um tiro no pé.
Tentar controlar pessoas com uma ferramenta como o time tracking é assumir, de partida, que elas não são confiáveis. Essa postura não gera o resultado esperado. Pelo contrário, se torna mais um motivo de insatisfação e desengajamento.
Trabalhe com colaboração e parceria. Não use o time tracking para tentar controlar as pessoas.
A memória humana é falha, especialmente para detalhes operacionais. A Curva do Esquecimento, um conceito estudado pelo psicólogo Hermann Ebbinghaus, mostra que esquecemos a maior parte das informações recém-aprendidas em questão de horas ou dias se não fizermos um esforço para retê-las. Por isso, a terceira boa prática é: mantenha o time tracking atualizado constantemente.
A ideia de que você pode separar a sexta-feira à tarde para preencher o registro de tempo da semana inteira é uma ilusão. Você não conseguirá lembrar com precisão quanto tempo gastou em cada tarefa na segunda-feira. O resultado será um apanhado de estimativas grosseiras que poluem sua base de dados.
Chegou para trabalhar, abriu sua Ummense e viu que o cronômetro de ontem ainda está ativo? Acontece, e já aconteceu várias vezes comigo. A atitude correta é parar o time tracking e editar o registro imediatamente. É fácil lembrar a que horas eu parei de trabalhar ontem, mas é quase impossível lembrar com exatidão o que eu fiz há três dias. Crie o hábito: ao mudar de uma tarefa-chave para outra, atualize o registro. Ao encerrar o dia, verifique se o cronômetro foi parado. Incentive sua equipe a fazer o mesmo. Quanto mais integrado ao fluxo de trabalho, menos penoso será o processo e mais precisos serão os dados.
Esta é uma confusão comum que precisa ser esclarecida com firmeza. Time tracking não é, e não deve ser usado como, um sistema de controle de ponto. São ferramentas com naturezas, objetivos e implicações legais completamente diferentes.
O controle de ponto de uma equipe é uma exigência legal que precisa atender a regras e formalidades da CLT. A funcionalidade de time tracking, como a que temos na Ummense, não foi criada para essa finalidade.
Seu objetivo é a gestão de projetos, atribuindo tempo a tarefas e atividades específicas para análise de custos e eficiência, e não controlar o horário de entrada, saída e intervalos dos funcionários. Claro que, se sua empresa ainda não atingiu o número de funcionários necessários que torna o ponto uma obrigação legal, você pode até pensar em adaptar o uso, mas eu não recomendo.
Lembre-se que o time tracking foi desenhado para ser flexível e editável, características que vão na contramão da rigidez exigida por um sistema de ponto. Misturar as duas coisas é criar uma complicação desnecessária e abrir margem para problemas trabalhistas.
Pode parecer contraintuitivo, mas esta é talvez a prática mais sofisticada de todas: permita e até incentive sua equipe a editar os registros de tempo no timesheet. A razão é simples: é melhor ter um registro aproximado, mas correto, do que um registro exato, mas mentiroso.
Imagine o seguinte cenário: um colaborador parou de trabalhar em um card 'lá pelas' 15h, mas só se lembrou de parar o cronômetro às 17h12. Se o chefe dele tem uma política rígida de 'não pode editar' e costuma repreender a equipe por isso, o que acontecerá? O colaborador vai deixar o registro com o horário das 17h12. Sua empresa terá uma informação precisa (com minutos e segundos), mas completamente falsa. Esses dados, somados a outros dados falsos, gerarão relatórios que levarão a decisões erradas sobre a rentabilidade daquele projeto ou a carga de trabalho daquele profissional.
Percebe como a opressão e o controle nunca trazem um bom resultado? Facilitamos a edição do registro de tempo na Ummense justamente por isso. O time tracking é uma ferramenta de atribuição de tempo trabalhado, e não de controle de pessoas. Obviamente, o sistema registra quando uma linha foi editada, o que garante um nível de rastreabilidade. Mas é muito mais importante que a pessoa ajuste manualmente para refletir a realidade aproximada do que ter uma segurança inviolável sobre um dado que não é verdadeiro. Se você não deixar que a equipe edite seus registros, a única informação verdadeira que você terá sobre eles é que são esquecidos. E, acredite, todos nós somos.
Espero que estas 5 boas práticas e os pontos de atenção ajudem você a implementar o time tracking de uma forma que gere valor real. Lembre-se sempre que ele é um meio, não um fim. Um meio para obter inteligência, melhorar estimativas, garantir a saúde financeira dos seus projetos e otimizar a forma como sua equipe trabalha em conjunto.
Quando usado com propósito, transparência e confiança, ele se torna um dos pilares de uma gestão orientada por dados. Quando imposto com controle e desconfiança, ele se torna apenas mais um obstáculo burocrático. A escolha, como sempre, está nas mãos da liderança.
O time tracking, com todas essas capacidades que discutimos, está disponível para todos os usuários do plano Pro da Ummense, desenhado para melhorar a colaboração e a gestão inteligente.
Até a próxima,
Conheça os diferenciais da plataforma e descubra maneiras práticas para organizar e agilizar o trabalho de toda a equipe.
