Você consegue me dizer, exatamente, qual foi a atividade que mais tomou seu tempo na semana passada? Ou quantas horas sua equipe gastou para terminar o último projeto entregue ao cliente?
Se você não tem certeza de qual é a resposta para essas perguntas, você não está sozinho. A gestão de tempo é um dos maiores desafios no ambiente corporativo moderno.
Neste artigo, vamos desmistificar o que é e para que serve o time tracking e o timesheet e queremos te mostrar como essas funcionalidades, presentes na Ummense, podem transformar a maneira como você e sua equipe trabalham, trazendo mais organização, precisão para seus orçamentos e, o mais importante, clareza sobre o que realmente consome o seu tempo.
Gerenciar o tempo é um dos maiores desafios corporativos modernos, mas saber exatamente onde as horas são gastas traz clareza, organização e precisão para o negócio . O time tracking é uma ferramenta estratégica de atribuição de tempo em tarefas específicas.
Para funcionar, a ferramenta depende da cultura da empresa: não deve ser usada para microgerenciamento ou punição, mas para agregar inteligência e transformar a gestão do tempo em vantagem competitiva .
Time tracking, ou rastreamento de tempo, é o processo de registrar o tempo gasto em tarefas e atividades específicas. Em sua essência, é uma ferramenta de atribuição de tempo que funciona em tempo real. Através dela, você consegue definir que determinadas horas do seu dia foram, ou estão sendo, gastas em uma atividade particular.
Imagine o seguinte cenário: você cria um card na Ummense para iniciar o trabalho em algum projeto solicitado por um cliente. Ao começar, você simplesmente aperta o "play" no time tracking do card. A partir daquele momento, a plataforma registra que você está trabalhando naquela demanda específica. Você pode focar na sua tarefa, e mesmo que feche o card ou mude de aba, o tempo vai continuar contando até que você decida aperte o “pause”. Quando concluir, você terá um registro exato de quanto tempo foi dedicado àquela atividade.
Se o time tracking é a ação de registrar o tempo, o timesheet é onde vemos todo o tempo que foi registrado. Pense nele como uma planilha de horas, um relatório detalhado que mostra todos os registros de tempo. Na prática, o timesheet é a memória do seu esforço e do esforço da sua equipe.
Dentro da Ummense, podemos encontrar o timesheet em dois lugares:
A verdadeira força do time tracking se revela quando o utilizamos para tomar decisões estratégicas. Olha só 4 exemplos práticos que separamos para você:
Vamos imaginar que você faça um orçamento para um serviço, estimando que seu técnico levará 8 horas para concluir o projeto. Após a finalização, você consulta o card na Ummense e descobre que, na realidade, foram necessárias 10 horas.
Erros de estimativa acontecem. No entanto, ao analisar o histórico dos timesheets, você percebe um padrão: projetos semelhantes quase sempre excedem as 8 horas estimadas. Agora, pense comigo, como você poderia chegar em uma conclusão dessa se não estivesse registrado todo o tempo que levou todas as vezes que esse projeto é realizado?
Com esses dados, você tem muito mais assertividade em formular seus próximos orçamentos e não levar prejuízo na operação da sua empresa ou projeto.
Para empresas de consultoria, agências ou escritórios de advocacia que cobram por hora, a transparência é fundamental para construir confiança com o cliente.
Quando você cuida de vários clientes ao mesmo tempo, o valor a ser cobrado no final do mês pode facilmente se tornar uma tarefa bem difícil. Com o time tracking, o processo se torna extremamente mais simples.
Ao dedicar um card para cada cliente ou projeto, você pode gerar relatórios detalhados. Imagine entregar uma fatura que especifica: "Trabalhamos no seu projeto ontem, das 14:30 às 16:40, na atividade X, e hoje, das 8:15 às 9:50, na atividade Y".
E para ficar ainda melhor, sempre preencha o campo de anotação a cada registro de tempo, detalhando o que foi feito. Isso não apenas justifica o valor cobrado, mas demonstra profissionalismo e organização, encantando ainda mais o seu cliente pelo serviço que você está prestando.
Eu sei que a rotina de gestores, líderes e diretores pode ser muito instável, porém algo que ajuda muito e quase ninguém faz é usar o time tracking para a autogestão.
Você pode criar cards em um fluxo pessoal que representem suas áreas de responsabilidade: um para gestão financeira, outro para gestão de pessoas, um terceiro para desenvolvimento pessoal, outro para planejamento estratégico, e assim por diante.
Escreva metas de tempo semanais para cada uma dessas áreas e use o time tracking para monitorar sua dedicação. Essa prática ajuda a garantir que, mesmo na correria do nosso dia a dia, áreas estratégicas não sejam negligenciadas, transformando o time tracking em um poderoso aliado para o cumprimento de metas pessoais e profissionais.
O time tracking é uma mina de ouro de insights para a gestão de equipes. Ao analisar os timesheets consolidados, um gestor pode responder a perguntas muito importantes, como:
Com essas respostas em mãos, você consegue otimizar a distribuição de tarefas, identificar necessidades de treinamento, automatizar processos repetitivos e, em última análise, aumentar a produtividade geral da equipe de forma inteligente e baseada em dados.
Então você está dizendo que o Timetracking é uma maravilha que só tem pontos positivos? Não!
É importante ressaltar que o time tracking, por si só, não resolve todos os problemas. A sua eficácia está diretamente ligada à cultura da empresa e à disciplina da equipe. Para que a ferramenta traga resultados positivos, é crucial adotar boas práticas e comunicar claramente seu propósito: otimizar processos e agregar valor, não microgerenciar ou punir.
Não use o timetracking de uma forma traumática para sua equipe, mas sim como uma ferramenta colaborativa, onde todos conseguem enxergar pontos positivos no uso dela.
Este é um tema tão importante que merece um aprofundamento. Em nosso próximo artigo, abordaremos 5 boas práticas fundamentais do time tracking e discutiremos cenários em que talvez seja melhor não utilizar essa ferramenta.
Em resumo, o time tracking e o timesheet são ferramentas estratégicas que capacitam empresas a operar com um nível superior de inteligência. Elas ajudam a responder perguntas essenciais sobre o uso do tempo, a precisão dos orçamentos e a produtividade da equipe.
Se você conseguir fazer elas funcionarem no seu time, essas funcionalidades, como muitas outras disponíveis na Ummense, transformam a gestão do tempo de uma obrigação em uma vantagem competitiva, garantindo que cada hora de trabalho seja investida da forma mais inteligente e lucrativa possível.
Para saber mais sobre o uso da ferramenta, temos nossa página na central de ajuda que trazemos todos os detalhes sobre o assunto, acesse agora clicando aqui.
Conheça os diferenciais da plataforma e descubra maneiras práticas para organizar e agilizar o trabalho de toda a equipe.
