Alguma vez você já desejou ter um clone ou, quem sabe, um botão mágico para multiplicar as horas do seu dia? Se a sua rotina é uma sucessão de tarefas, prazos e notificações, a sensação de que o tempo escorre pelos dedos é bastante familiar. Um estudo revelou que, em média, os profissionais gastam cerca de 58% do tempo em atividades como buscar informações, trocar de aplicativos e gerenciar o andamento de tarefas, em vez de se dedicarem ao trabalho qualificado para o qual foram contratados.
Um dos grandes vilões dessa história é a centralização. Quando um gestor ou um membro da equipe se torna o gargalo por onde todas as decisões e tarefas precisam passar, o fluxo de trabalho trava. A pessoa fica sobrecarregada, os projetos atrasam e a equipe se sente desmotivada e subutilizada. É um cenário que drena a produtividade e a criatividade de qualquer empresa.
Mas e se disséssemos que existe uma forma de não apenas descentralizar, mas também organizar, padronizar e acelerar todos esses processos? É exatamente essa a proposta das automações de gestão da Ummense. Com elas, você e sua equipe eliminam as tarefas mecânicas e repetitivas que consomem um tempo precioso.
O sistema assume o papel de um assistente incansável, executando ações programadas para que você ganhe tempo, garanta mais qualidade nos processos, diminua as chances de erros e, consequentemente, aumente a produtividade de todo o time.
Em 2026, a automação não será mais um diferencial, mas uma necessidade fundamental para a sobrevivência e o crescimento dos negócios. Empresas que automatizam seus processos não apenas se tornam mais eficientes, mas também criam um ambiente de trabalho mais estratégico e focado no que realmente importa: gerar valor. Confira 5 automações da Ummense que vão revolucionar seu dia a dia e preparar sua empresa para o futuro.
Em 2026, a automação de gestão deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade vital para a sobrevivência dos negócios. O objetivo central é combater o aquelas tarefas burocráticas de buscar informações e gerenciar processos que hoje consomem cerca de 58% do tempo útil dos profissionais.
O futuro do trabalho exige que os profissionais foquem em pensamento crítico, resolução de problemas e inovação, e não em tarefas repetitivas. A automação é a ferramenta que nos liberta do trabalho manual e tedioso, permitindo que as equipes usem o tempo a seu favor para criar, colaborar e gerar valor real.
A comunicação entre departamentos é um dos maiores desafios em qualquer organização. Quantas vezes um projeto parou porque a equipe de vendas esqueceu de avisar o financeiro, ou o financeiro não notificou a logística? A automação "Vincular Card a outro fluxo" foi criada para demolir esses silos e construir pontes automáticas entre as equipes.
Como funciona? Imagine que cada setor da sua empresa tem seu próprio quadro de trabalho (fluxo) na Ummense. Com essa automação, você pode configurar uma regra para que, quando um card chegar a uma determinada coluna (ex: "Projeto Aprovado"), ele automaticamente crie um card vinculado em outro fluxo (ex: no quadro da equipe de desenvolvimento). Esse novo card aparece na primeira posição, garantindo visibilidade imediata. É a maneira mais inteligente de interligar os processos da sua empresa, seja entre colaboradores da mesma equipe ou setores completamente diferentes.
Se vincular cards entre fluxos é como construir pontes, a automação "Atualizar Posição" é o sistema de tráfego inteligente que opera sobre elas. Essa funcionalidade garante que o progresso em um fluxo se reflita automaticamente em outro, mantendo todos na mesma página, o tempo todo.
Como funciona? Vamos supor que temos um card principal no Fluxo A e um card vinculado no Fluxo B. Qualquer movimentação que acontecer com o card no Fluxo B (por exemplo, passar de "A Fazer" para "Em Andamento") pode ser configurada para mover automaticamente o card no Fluxo A para uma coluna correspondente.
Isso elimina a necessidade de um gestor ou colega ter que "lembrar" de atualizar o status em outro lugar. A plataforma faz isso por você, registrando data e hora de cada movimento para um controle total. É o fim da clássica pergunta: "E aí, em que pé está aquela tarefa?".
Vamos pensar em uma equipe de produção, por exemplo, que tenha um card de um produto no fluxo "Manufatura". Quando eles movem o card para a coluna "Pronto para Envio", a automação move o card vinculado no fluxo da Logística de "Aguardando Produção" para "Pronto para Coleta". A equipe de logística sabe que pode agir sem precisar de confirmação manual.
Em um ambiente de trabalho movimentado, a informação precisa ser consumida rapidamente. As tags são como post-its digitais e inteligentes que oferecem contexto imediato sem que você precise abrir um card. A automação para inserir e remover tags eleva essa praticidade a um novo patamar.
Como funciona? Você pode configurar a Ummense para adicionar ou remover tags automaticamente quando um card entra ou sai de uma coluna. Isso permite que um gestor, ao olhar para um quadro, tenha uma visão geral instantânea do status de dezenas de cards.
As tags podem indicar prioridade, status de aprovação, ou até mesmo sinalizar que um card está vinculado a outro fluxo. A dica de ouro da Ummense é usar tags curtas, objetivas e padronizadas, como "Revisão", "Urgente", "Aguardando Cliente", e usar cores para criar um sistema de identificação universal para toda a equipe.
Nem todo projeto segue um caminho linear. Às vezes, eles precisam ser pausados, são cancelados ou simplesmente concluídos. A automação "Alterar Status no Card" ajuda a gerenciar o ciclo de vida de cada tarefa, garantindo que o status de um card (Ativo, Aguardando, Cancelado, Concluído) reflita sua realidade no fluxo de trabalho.
Como funciona? Essa automação é poderosa para manter a organização e a clareza. Por exemplo, você pode configurar uma coluna chamada "Stand-by". Todo card que for movido para lá terá seu status alterado automaticamente para "Aguardando". É importante notar que, por padrão, outras automações não são executadas em cards com status "Aguardando" ou "Cancelado", o que evita ações indesejadas em tarefas que não estão ativas.
Caso um card seja movido de volta para uma coluna ativa, seu status é reativado automaticamente, retomando o fluxo de trabalho.
Processos bem-sucedidos são processos padronizados. A automação "Inserir Tarefas" é a ferramenta perfeita para garantir que nenhuma etapa crucial seja esquecida, criando checklists padrão para atividades recorrentes. É a garantia de qualidade e consistência em escala.
Como funciona? Sempre que um card for criado ou movido para uma coluna específica, essa automação pode adicionar automaticamente uma lista de tarefas pré-definida dentro dele. Cada tarefa pode ter seu próprio responsável e prazo, e as pessoas são notificadas sobre suas atribuições.
Isso é ideal para organizar o trabalho, planejar sprints semanais ou mensais e garantir que a passagem de bastão entre colaboradores seja perfeita, pois todo o escopo do que precisa ser feito já está detalhado no card.
Aplicando isso em uma agência de marketing, toda vez que um novo card de "Campanha de Google Ads" é criado, a automação insere um checklist padrão do analista de performance: "Pesquisa de palavras-chave", "Estruturação de grupos de anúncio", "Criação de 3 variações de copy", "Configuração de extensões", "Instalação de tags de conversão". Isso garante que todas as boas práticas sejam seguidas em todas as campanhas.
As cinco automações que exploramos são apenas a ponta do iceberg. Na Ummense, você ainda encontra outros recursos extremamente úteis, como alertas de "tempo excedido na coluna" para identificar gargalos, ou "tempo sem interação" para reativar cards esquecidos.
Tudo é pensado e desenvolvido para oferecer a melhor visualização de atividades e projetos, auxiliando em uma gestão mais estratégica e menos operacional.
Olhando para 2026, a tendência é clara: o valor de um profissional não estará em sua capacidade de executar tarefas repetitivas, mas sim em sua habilidade de pensar criticamente, resolver problemas complexos e inovar.
A automação não é uma ameaça, é a maior aliada nessa transição. Ela nos liberta do trabalho manual e tedioso para que possamos focar no que os humanos fazem de melhor: criar, colaborar e crescer.
Se você ainda gasta horas do seu dia movendo cards, enviando e-mails de status e lembrando pessoas sobre suas tarefas, está na hora de mudar. Pare de lutar contra o relógio e comece a usá-lo a seu favor.
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