"Como gerir um grupo tão numeroso? Como entender quem está em qual etapa? Que atenção eu preciso dar para alguém?" Essas perguntas ecoavam na rotina de Cris Pellegrin, Head de Cultura e Pessoas da Ventiur Smart Capital, aceleradora e gestora de investimentos focada em startups e inovação no Brasil, que cresceu de 25 para 30 colaboradores em apenas dois meses, operando 100% remota e coordenando uma rede de 226 mentores on demand.
Essas questões não são únicas de Cris. São o desafio central de qualquer líder de pessoas em uma startup em crescimento acelerado. Mas a forma como a Ventiur resolveu esse problema, mantendo um "olhar humano" enquanto escala operação, oferece um modelo valioso para outras empresas que enfrentam realidades similares.
Esta é a história de como a centralização de processos, quando bem implementada, não compete com a gestão humanizada: ela a amplia!
Como a Ventiur Smart Capital superou os desafios do crescimento acelerado e da gestão remota de 30 colaboradores e 226 mentores ao centralizar processos na Ummense, provando que a automação e a organização são pilares fundamentais para ampliar a gestão humanizada.
A experiência da Ventiur valida que a tecnologia não compete com a humanização, mas a viabiliza em escala. Ao organizar a "casa" e automatizar o operacional, a liderança ganha a liberdade e a clareza necessárias para exercer uma escuta ativa e manter a cultura forte, mesmo em um ambiente 100% remoto.
Cris descreve com clareza: "O principal desafio enfrentado é justamente o como gerir, como entender quem está em qual etapa, que atenção eu preciso dar para alguém". Essa afirmação encapsula um problema que vai além de números, é sobre manter a humanidade em um contexto de complexidade crescente.
Uma pesquisa sobre gestão de pessoas em startups confirma o que Cris vivencia: empresas em rápido crescimento enfrentam dificuldades significativas em manter processos padronizados enquanto preservam a cultura organizacional e o olhar humanizado sobre cada indivíduo. Não é escolher entre crescimento e humanização, mas sim encontrar a estrutura que permite ambas.
Cris é, de fato, a única gestora responsável simultaneamente pela equipe full-time e pelos 226 mentores. Essa consolidação de responsabilidade em uma pessoa é comum em startups, mas cria um ponto crítico: quando a gestora se torna o "nó" central de informação, a operação fica frágil e a qualidade do atendimento humano é comprometida.
A busca pela Ventiur era clara: como manter esse "olhar humano" quando a quantidade de pessoas e contextos cresce exponencialmente?
Antes de qualquer ferramenta, a Ventiur enfrentava um cenário complicado onde a gestão de pessoas era sinônimo de fricção:
O processo de recrutamento era totalmente manual e descentralizado. Cris usava um formulário para colher dados, depois alimentava uma planilha de acompanhamento, e ao mesmo tempo fazia anotações manuscritas em um caderno sobre as conversas com candidatos. Não havia um ambiente unificado para comunicar ao gestor sobre a evolução de cada conversa.
Essa fragmentação criava um padrão: Cris era o único repositório de informação. Se alguém precisava do status de um candidato, precisava perguntar para Cris. Se havia uma decisão sobre aprovação, Cris era o nó de comunicação. Se um detalhe de contrato precisava ser confirmado, novamente: Cris era o ponto de passagem obrigatório.
Pesquisas sobre organização de dados mostram que essa falta de centralização cria processos lentos que consomem recursos invisíveis: cada área revisa informações repetidas vezes, ampliando o tempo de execução das tarefas e reduzindo significativamente a produtividade. A Ventiur vivia exatamente isso.
Quando a Ummense foi introduzida na rotina de Cris para auxiliar na organização, algo previsível aconteceu: resistência. Não era resistência contra a ferramenta em si, mas contra a mudança de rotina, um desafio comportamental tão humano quanto universal.
Cris relata honestamente: "A primeira percepção era de que se tratava de 'mais uma ferramenta, plataforma, enfim, que a gente tem que acessar', o que gerava atrito com a equipe, pois alguns acessaram e outros não."
A dúvida legítima surgiu: "Se eu já fiz aqui, por que que eu vou ter que fazer de novo na Ummense, né?". Essa pergunta refletia um medo real de retrabalho, de duplicação de esforço, de aumentar complexidade ao invés de simplificá-la.
Até Cris "não tinha clareza de que forma ela [a plataforma] poderia me ajudar, principalmente na minha área de gestão de pessoas, gestão de equipe". A resposta viria não através de um pitch de vendas, mas através de conscientização da importância dos processos.
O momento de transformação em Cris foi cristalino: "Eu só tinha que fazer uma vez e eu só tinha que fazer no lugar certo!"
Essa frase simples carrega todo o pensamento que deveria guiar a implementação de qualquer sistema de organização. Não se tratava de adicionar uma tarefa (registrar na Ummense). Tratava-se de criar processos bem estabelecidos que, quando seguidos, facilitariam toda a rotina do colaborador e do gestor.
Cris compreendeu que a Ummense não era um retrabalho, era a eliminação do retrabalho. Esse entendimento foi crucial: "A compreensão de que a plataforma facilitaria a vida no dia a dia da gestão e de que teria uma única ferramenta para todo o processo, desde o recrutamento, foi o ponto crucial."
Como a Ventiur trabalha 100% remota, distribuída pelo Brasil, essa centralização criava um valor adicional: qualquer gestor, de qualquer lugar, poderia acessar o mesmo card do candidato com as mesmas informações, de forma rápida e ágil. Não havia mais a necessidade de perguntar para Cris, ou de esperar que Cris consolidasse informações fragmentadas.
Cris tem uma preferência pessoal que, inicialmente, poderia parecer um obstáculo: Ela preferia mil vezes escrever do que digitar!
Porém, ao invés de ver isso como algo negativo, a Ventiur encontrou uma solução elegante. Cris adquiriu um tablet e adaptou o uso da Ummense ao aplicativo. Agora, durante entrevistas remotas por vídeo, ela abre o card do candidato no tablet e usa a função de manuscrito. Escreve com a caneta e a plataforma digitaliza o texto imediatamente.
O resultado: eliminação completa do retrabalho que existia.
Antes era:
Entrevista → anotação no caderno → redigitação para que gestores acompanhassem.
Agora é:
Entrevista → anotação digital no card → informação imediatamente acessível a todos.
O processo de contratação também se tornou mais fluido: um card de contratação é criado, enviado ao jurídico e devolvido para Cris quando o contrato está pronto, mantendo um único fluxo de informação.
Esse exemplo ilustra um princípio importante: a melhor tecnologia não é aquela mais sofisticada ou cara, mas aquela que aprimora processos e promove uma melhor qualidade de vida no trabalho.
Antes, a comunicação na Ventiur sobre candidatos era dispersa. Um gestor teria que encontrar Cris no WhatsApp para tirar uma dúvida sobre um candidato. Outro enviaria um e-mail. Um terceiro tentaria achar a informação em uma planilha ou no caderno de anotações. A informação era fragmentada e interpretada de formas diferentes por cada pessoa.
Cris identifica um problema real dessa abordagem: "Eu escrevo de um jeito e você interpreta às vezes de outro ou numa leitura muito dinâmica você come algumas palavras. Então, é comum a pessoa entender algo diferente do que eu disse."
A solução foi mover a comunicação para dentro dos cards. As perguntas e respostas sobre contratação (aprovado/não aprovado?) acontecem ali. Os comentários contextuais ficam registrados. A história completa de cada decisão está visível.
Mas e caso haja alguma informação sigilosa dentro do card, como controlar o acesso? Nesse caso, ela utilizou o recurso de restringir o acesso do card com informações específicas apenas para quem é autorizado.
Essa transparência controlada é crítica em gestão de pessoas, onde informações sensíveis precisam ser protegidas, mas a comunicação precisa fluir.
A comunicação dentro da plataforma também criou um efeito colateral positivo: a equipe naturalmente começou a usar a plataforma como o lugar de referência. Frases como “eu te respondi na Ummense” ou “Coloquei agora dentro da plataforma” começaram a se tornar comuns.
Com o tempo, a ferramenta ajudou a criar rotinas de comunicação, permitindo que a equipe transmita informações dentro dela sem a necessidade de falar a todo momento via WhatsApp, armazenando dados de uma forma mais organizada e muito mais fácil de se localizar.
Um dos maiores desafios de Cris era gerenciar 226 mentores on demand. Sem organização, essa tarefa seria não apenas ineficiente, mas impraticável.
A Ventiur criou uma estrutura de automação para isso. Um gestor que acompanha os mentores move o card de uma tarefa para uma coluna específica quando aquela etapa foi completada. Automaticamente, Cris já sabe que aquele mentor já fez a parte dele e ela assume a partir daquele momento.
Melhor ainda: quando o card é movido para essa coluna, a tarefa seguinte é criada automaticamente. Cris não precisa avisar manualmente qual é o próximo passo. A lógica do processo está dentro da plataforma.
Cris descreve como essa automação veio de uma sugestão colaborativa: "Essa sugestão foi do próprio gestor, provando a colaboração da equipe na criação de rotinas." A automação não foi imposta de cima para baixo, mas emergiu de uma conversa sobre o que realmente funcionaria.
O resultado prático dessa centralização é uma mudança no tipo de trabalho que Cris faz. Em vez de passar o dia descobrindo informações fragmentadas ("Espera, qual era o status daquele mentor?"), ela consegue ter clareza completa dos fluxos e painéis.
Cris articula bem o impacto: "As automações garantem que, ao mover um card para uma coluna, a tarefa seguinte seja criada automaticamente, sem que Cris precise avisar o que deve ser feito." Isso não é apenas eficiência, é liberdade para poder liderar. Mais tempo para Cris significa que ela pode fazer o trabalho que realmente importa em gestão de pessoas: conversar, ouvir, entender necessidades individuais, reconhecer esforços.
A rotina de Cris antes e depois é reveladora. Antes, sua manhã começava revisando WhatsApp, e-mails, planilhas e cadernos, tentando montar um quebra-cabeça de informações.
Agora a rotina de Cris inclui abrir a Ummense logo pela manhã, junto com o WhatsApp. Mas a experiência é completamente diferente!
Na Ummense, ela tem uma visão centralizada e instantânea. As informações de contratação de cada colaborador estão em cards únicos individuais, desde a entrevista e o teste de perfil comportamental até os dados de contrato, que são compartilhados com o jurídico. Ela consegue visualizar:
Essa "gestão à vista" gera um impacto psicológico importante também. Cris deixa de ser alguém que "sabe de tudo na cabeça", frequentemente chamada para responder dúvidas, e passa a ser alguém que "tem tudo organizado e pode dedicar atenção real a cada pessoa".
Quando falamos sobre utilizar diversas ferramentas ou centralizar informações em uma apenas, estudos indicam que não há dúvidas: equipes que centralizam comunicação em uma única plataforma melhoram significativamente a colaboração e reduzem ambiguidades.
Uma tarefa bem descrita e um card contextualizado resolvem qualquer falha de comunicação, facilitando a gestão. A Ummense oferece gestão à vista, permitindo que a equipe trabalhe de forma fluida sem a necessidade constante da intervenção do gestor.
Um paradoxo importante emerge da experiência de Cris e da Ventiur: quando muitos pensam em "centralizar processos" ou "automatizar", imaginam frieza, perda de toque humano, engessamento burocrático.
A realidade da Ventiur prova o oposto. Ao eliminar o retrabalho, Cris recupera tempo para fazer o que realmente importa em gestão de pessoas. Ao ter clareza sobre quem está em qual etapa, ela consegue "dar atenção" real a cada um.
Conforme Cris descreve sua evolução: "Anteriormente, o processo de recrutamento era totalmente manual e descentralizado... Não havia um ambiente unificado para comunicar o gestor sobre a evolução da conversa." Isso criava uma gestão desatenta por necessidade, Cris era obrigada a estar ocupada com o operacional.
Agora, com os processos centralizados e as informações fluindo naturalmente, Cris consegue dar o "olhar humano" que buscava desde o início.
A equipe percebeu essa mudança. Cris relata como a aceitação cresceu naturalmente, conforme as pessoas entendiam os benefícios. Mentores, que poderiam estar desengajados gerenciando tarefas ambíguas, agora têm clareza. Colaboradores, que poderiam estar confusos sobre o status de uma contratação, agora veem tudo em um único lugar.
Cris destaca que essa transformação não ocorreu através de um decreto: foi um processo de compreensão. "No início, a equipe precisou ser incentivada a utilizar a plataforma... Com o tempo, a ferramenta ajudou a criar rotinas de comunicação, permitindo que a equipe se comunique dentro dela sem a necessidade de falar a todo momento."
A pesquisa sobre gestão humanizada é clara: empresas que conseguem estruturar processos de forma transparente enquanto mantém foco em pessoas obtêm menor turnover, elevação da performance geral, reputação fortalecida como marca empregadora e maior capacidade de inovação.
Refletindo sobre a jornada, Cris oferece uma lição para outros líderes: "Eu só tinha que fazer uma vez e eu só tinha que fazer no lugar certo!" Essa simplicidade esconde profundidade. Significa entender que melhoria de processo não é adicionar mais passos, mas eliminar passos desnecessários.
Significa reconhecer que, em um mundo remoto e distribuído, informação centralizada não é um luxo, é uma necessidade. E que um único gestor, por mais dedicado que seja, não consegue manter gestão humanizada quando está constantemente movimentando informações fragmentadas.
A história de Cris Pellegrin e da Ventiur Smart Capital não é um caso de sucesso excepcional. É um caminho comprovado que outras empresas em situação similar podem trilhar.
Quando sua startup cresce rapidamente, quando você tem equipes remotas distribuídas, quando gerencia redes de talento além do core team, quando a gestão de pessoas ameaça se tornar caótica: existe uma solução.
Não é escolher entre tecnologia e humanização. Não é sacrificar escalabilidade por atenção individual. A resposta é encontrar ferramentas que sirvam auxiliam o trabalho da gestão e dos colaboradores.
A Ventiur encontrou isso. Cris conseguiu responder àquelas perguntas iniciais: "Como gerir? Como entender quem está em qual etapa? Que atenção eu preciso dar?" Não através de mágica, mas através de uma estrutura que coloca informação e automação ao serviço das pessoas.
Se sua empresa enfrenta desafios similares: crescimento acelerado, equipes remotas, processos fragmentados, dificuldade em manter gestão humanizada em escala, saiba que você não está passando por isso sozinho.
Questões como "como estou gerindo tudo isso?", "onde está essa informação?", "por que estamos refazendo trabalho já feito?", "como consigo dar atenção real para cada pessoa?" são sinais de que é hora de estruturar.
Cris Pellegrin transformou a operação da Ventiur Smart Capital com a Ummense. Sua equipe cresceu de forma organizada. Seus mentores estão mais engajados. Ela conseguiu recuperar tempo para fazer gestão humana de verdade.
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