Tem uma diferença enorme entre uma agência movimentada e uma agência produtiva. A movimentada vive apagando incêndio: briefing chegando por WhatsApp, arte pronta que ninguém ficou sabendo, aprovação espalhada entre e-mail, grupo e mensagem solta, gestor cobrando etapa por etapa na mão. Todo mundo ocupado. Nem sempre todo mundo avançando.
A produtiva funciona diferente. O bastão passa sozinho. Cada entrega encontra o responsável certo, na hora certa, sem depender de alguém lembrar de avisar.
Essa diferença tem nome: automação.
Não estamos falando de robôs substituindo o time criativo. O criativo continua humano, e precisa continuar sendo. Estamos falando de eliminar o atrito entre as etapas: o card que não foi repassado, a tarefa que ninguém abriu, o prazo que se perdeu no meio da troca de mensagens. Quanto mais manual o processo, maior a chance de ruído. E ruído, numa agência com volume, vira atraso, retrabalho e cliente insatisfeito.
A Ummense foi pensada para construir exatamente esse fluxo: claro, conectado e previsível. A seguir, você vai ver 14 automações práticas que qualquer agência ou equipe de marketing pode começar a usar hoje, sem precisar de programação, sem virar a operação de cabeça para baixo.
O problema de muitas agências de marketing não está na falta de trabalho, mas no modo como as tarefas e demandas são gerenciadas. Processos manuais geram bagunça, atrasos e baixa produtividade. A automação, por outro lado, transforma isso, permitindo que o fluxo de trabalho seja claro, conectado e eficiente.
Com essas automações, a agência deixa de ser reativa e começa a funcionar de forma mais eficiente, com menos sobrecarga e mais controle sobre os prazos e entregas.
Se você começa errado, vai ter uma organização bagunçada, se começar certo, a chance de ter problemas diminui muito! Sem um processo padronizado, as demandas chegam por e-mail, WhatsApp ou mensagens soltas, criando o cenário perfeito para a desorganização. A automação centraliza e estrutura essa etapa fundamental.
Com os formulários da Ummense, você pode criar um ponto de entrada único para todas as solicitações. Seja um pedido de campanha do time comercial ou uma nova peça solicitada pelo cliente, ao preencher o formulário, um card é criado automaticamente no fluxo e na coluna designada, como “Novas Solicitações”. Adeus, briefings perdidos.
Assim que o card chega, a mágica continua. Dependendo da informação preenchida no formulário (como “Tipo de Demanda”), o formulário pode mover o card para uma coluna específica (“Social Media”, “Tráfego Pago”, “Conteúdo”) que libera uma automação e atribui uma tag correspondente. Além disso, nessa mesma coluna, é possível designar o líder daquela área ao card e criar uma tarefa inicial para ele, como “Analisar e validar briefing”, com outras automações pré-configuradas.
Informações como nome do cliente, tipo de campanha, formato da peça, prioridade e canal de divulgação podem ser definidas como “Campos Personalizados”. Esses campos podem ser preenchidos diretamente no formulário de entrada, garantindo que cada card já nasça com os dados essenciais, eliminando a necessidade de preenchimento repetitivo e garantindo consistência.
Com a demanda organizada, o próximo passo é desdobrá-la em um plano de ação claro para a equipe. A automação garante que nada seja esquecido e que cada tipo de entrega siga seu próprio roteiro.
Após a análise inicial, o líder move o card para o fluxo de produção, por exemplo, na coluna “A Fazer”. Nesse momento, uma automação pode disparar a criação de um grupo completo de tarefas. Uma postagem de blog, por exemplo, pode gerar automaticamente tarefas como “Pesquisa de palavras-chave”, “Escrita do rascunho”, “Revisão SEO” e “Criação da arte de capa”.
A granularidade é a chave. Usando automações baseadas em tags, você pode criar checklists específicos para cada formato. Se a tag for “Reels”, o sistema pode criar tarefas como “Roteirização”, “Captação”, “Edição” e “Legendas”. Se for “E-mail Marketing”, as tarefas podem ser “Criação do copy”, “Design do template” e “Configuração do disparo”.
Uma campanha de lançamento não é uma única entrega, mas um projeto com várias frentes. Na Ummense, é possível transformar a campanha em um card principal e criar cards filhos para cada entregável: reels, posts de carrossel, landing page, anúncios. Isso cria uma hierarquia clara, centraliza a gestão e permite que o gestor visualize o progresso do projeto macro e micro com facilidade.
Um dos maiores gargalos em agências é a passagem de bastão. A peça está pronta, mas o próximo responsável não foi avisado. A automação resolve isso, tornando o fluxo contínuo e proativo.
O trabalho não precisa parar no final de um fluxo. Por exemplo, quando o time comercial marca uma tarefa como “Cliente Ganho” em seu fluxo de vendas, uma automação pode vincular esse mesmo card no fluxo de “Onboarding”. Ao finalizar o onboarding, o card pode seguir automaticamente para “Planejamento”, garantindo uma transição fluida entre departamentos.
Conforme o card avança pelas etapas, as pessoas certas são envolvidas automaticamente. Ao mover um card para a coluna “Criação de Arte”, o designer pode ser adicionado como líder ou membro da equipe do card. Ao chegar em “Redação”, o copywriter é notificado e passa a acompanhar a demanda. Isso elimina a necessidade de cobrar manualmente cada etapa.
A gestão à vista é fundamental. Uma automação pode alterar a cor de um card que está parado na mesma coluna por um período pré-determinado. Por exemplo, se um job fica mais de 48 horas sem avanço, ele pode se tornar amarelo. Após uma semana, vermelho. Isso permite que o gestor identifique gargalos rapidamente, antes que virem atrasos. É Possível personalizar quais cores usar, assim como quanto tempo para o card ficar colorido.
Aprovação espalhada por e-mail, grupos e mensagens diretas é uma receita para o problema de comunicação. Feedbacks se perdem e a versão final se torna um mistério. A automação traz ordem e profissionalismo a essa etapa.
Quando uma entrega é movida para a coluna “Aprovação”, o gestor pode receber uma tarefa automaticamente. Se quiser evoluir para um nível de gestão ainda mais elevado, o aplicativo Conecta permite centralizar toda a comunicação com o cliente, incluindo aprovações e solicitações, em um ambiente com a marca da sua agência.
Em vez de buscar ajustes em múltiplos canais, todos os comentários, arquivos e decisões ficam registrados no card da demanda. Isso cria um histórico acessível, facilita a consulta para demandas futuras e garante que toda a equipe trabalhe com base na mesma fonte de informação.
A Ummense permite configurar o envio de e-mails automáticos. Por exemplo, quando um card entra na etapa de “Aprovação com Cliente”, um e-mail pode ser disparado avisando que há um novo material para revisão. Isso mantém o cliente engajado e reduz o tempo de espera, mesmo que a equipe se esqueça de enviar um aviso manual.
A conclusão de um projeto deve ser tão organizada quanto seu início, garantindo o cumprimento de prazos e a conexão com o ecossistema de ferramentas da empresa.
Cada entrega pode ter um marco, facilitando o acompanhamento da agenda e evitando confusão entre datas. Dessa forma, você pode colocar as tarefas para cada responsável saber o que deve fazer, o marco como a deadline de todas as tarefas e a data do card como o dia da publicação ou que vai ao ar aquele projeto.
Para equipes com conhecimento técnico, os webhooks abrem um universo de possibilidades. Ao mover um card ou alterar seu status, a Ummense pode enviar dados para planilhas, CRMs, plataformas de BI ou outras ferramentas de automação externa, como o Zapier ou n8n. Isso permite criar relatórios de performance ainda mais robustos e otimizar processos que vão além do marketing.
Comece fazendo uma pergunta simples: quais etapas do seu marketing ainda dependem de alguém lembrar de fazer? Onde o bastão cai? Onde o prazo some? Mapear esses pontos já é metade do caminho. A outra metade, a Ummense resolve.
Marketing não precisa viver no improviso. As 14 automações que você viu aqui são recursos prontos para usar, disponíveis agora mesmo no plano PRO da Ummense.
Formulários, automações por coluna, grupos de tarefas, alertas visuais, marcos, cards filhos, webhooks e muito mais. A estrutura para transformar uma operação reativa em um fluxo claro, conectado e previsível já existe. Só falta colocar a sua agência dentro dela.
Teste o plano PRO da Ummense e comece a automatizar ainda hoje.
Conheça os diferenciais da plataforma e descubra maneiras práticas para organizar e agilizar o trabalho de toda a equipe.
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